LGPD no RH: adeque a sua empresa

LGPD no RH

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), implementada no Brasil em 2018, tem gerado transformações profundas em todas as áreas que lidam com dados pessoais, incluindo o setor de Recursos Humanos (RH)

Essa lei estabelece diretrizes rigorosas para o uso, coleta, armazenamento e compartilhamento de informações pessoais, impondo uma série de obrigações que precisam ser cumpridas para garantir a conformidade legal. 

Para a área de RH, que tradicionalmente lida com uma vasta quantidade de dados sensíveis, adequar-se à LGPD tornou-se uma prioridade estratégica.

Neste blogpost, explicaremos como a LGPD impacta o departamento de RH, quais os principais desafios enfrentados na implementação das novas exigências e como garantir que sua equipe esteja preparada para lidar com essa legislação. 

Vamos abordar aspectos práticos da adaptação da LGPD no RH, fornecer dicas para evitar sanções, e proteger os dados de colaboradores, candidatos e terceirizados.

O impacto da LGPD no RH

A LGPD traz mudanças substanciais para o setor de RH, pois estabelece regras específicas sobre como os dados pessoais devem ser tratados ao longo de todo o ciclo de vida de um colaborador na empresa – desde o processo seletivo até o desligamento. 

A lei define responsabilidades e obrigações pelo cuidado de dados pessoais ou qualquer informação que possa identificar um indivíduo, direta ou indiretamente, como nome, CPF, e-mail, endereço, dados bancários, entre outros.

No contexto de RH, essas informações são coletadas em diferentes momentos, como no processo de seleção de candidatos, na contratação, no gerenciamento de benefícios, nas avaliações de desempenho e no processamento de folhas de pagamento. 

A partir da LGPD, as empresas precisam implementar controles rígidos para assegurar que os dados pessoais sejam tratados e armazenados de maneira adequada, com respeito aos princípios de transparência, necessidade e segurança.

Como adequar sua equipe de RH à LGPD?

A conformidade com a LGPD é um processo contínuo que envolve toda a empresa, e o RH desempenha um papel crucial nessa adaptação. Para garantir a adequação, siga os passos abaixo:

1. Mapeie os dados pessoais existentes

O primeiro passo para se adequar à LGPD é realizar um levantamento detalhado dos dados que o RH possui. Isso inclui informações de candidatos, colaboradores atuais, ex-colaboradores e terceirizados. O mapeamento deve identificar:

  • Quais dados são coletados e armazenados (como nome, endereço, documentos e informações médicas).
  • Em quais sistemas e formatos essas informações estão armazenadas.
  • Quem tem acesso aos dados e como eles são compartilhados.

O objetivo é obter uma visão clara do fluxo de dados dentro do RH para identificar pontos críticos e implementar controles adequados.

2. Reavalie os processos de coleta e armazenamento de dados

Após mapear os dados, é essencial rever os processos de coleta, armazenamento e tratamento dessas informações. A coleta de dados deve ser limitada ao que é estritamente necessário para os fins estabelecidos, seguindo o princípio da minimização de dados da LGPD.

Além disso, deve-se implementar práticas de segurança, como criptografia, armazenamento seguro e acesso restrito, para garantir que os dados estejam protegidos contra acessos não autorizados e vazamentos. Todos os processos de armazenamento e backup de dados também precisam ser avaliados para garantir conformidade.

3. Atualize políticas internas e documentos legais

A LGPD exige que as empresas tenham políticas claras sobre o tratamento de dados, abrangendo tanto os colaboradores quanto os candidatos. Portanto, é necessário revisar documentos como contratos de trabalho, termos de uso e políticas de privacidade, inserindo cláusulas sobre o consentimento e o uso adequado dos dados.

Além disso, considere a implementação de um programa de governança de dados que inclua uma política de proteção de dados, abrangendo como a empresa lida com o ciclo de vida completo das informações pessoais. Essa governança deve incluir orientações sobre o descarte seguro dos dados, especialmente quando não forem mais necessários.

4. Obtenha o consentimento

Em situações em que o tratamento de dados pessoais não é justificado por obrigação legal ou necessidade contratual, é necessário obter o consentimento. Esse consentimento deve ser claro, livre e informado, ou seja, as pessoas precisam ser informadas sobre o propósito do tratamento dos dados e ter a opção de recusar.

Além disso, a empresa deve ser transparente quanto aos direitos das pessoas previstos pela LGPD, como o direito de acesso, correção, eliminação e portabilidade dos dados. Isso pode ser feito por meio de políticas de privacidade acessíveis e comunicações internas sobre a proteção de dados.

5. Treine sua equipe de RH

A equipe de RH deve receber treinamento contínuo sobre a LGPD e as melhores práticas de proteção de dados. Isso inclui o entendimento dos princípios básicos da lei, as penalidades por não conformidade e os procedimentos internos para garantir o armazenamento e tratamento adequado das informações pessoais.

O treinamento deve enfatizar a importância do sigilo e da segurança no manuseio de dados, bem como orientar sobre a forma correta de obter o consentimento e comunicar incidentes de segurança. Além disso, é importante que o RH compreenda como lidar com solicitações relacionadas aos direitos dos candidatos e colaboradores sob a LGPD.

6. Implemente medidas de segurança para proteger os dados

Garantir a proteção dos dados pessoais é uma obrigação fundamental da LGPD. Por isso, é imprescindível adotar medidas de segurança robustas para evitar acessos não autorizados, vazamentos ou qualquer tipo de incidente que comprometa a privacidade das informações. Algumas práticas recomendadas incluem:

  • Controle de acesso: Limitar o acesso aos dados apenas a pessoas autorizadas.
  • Criptografia: Utilizar criptografia para proteger os dados armazenados e transmitidos.
  • Backup regular: Realizar backups periódicos dos dados para garantir que informações importantes não sejam perdidas em caso de incidentes.

Além dessas medidas, é importante monitorar continuamente os sistemas de informação e realizar auditorias periódicas para identificar e corrigir vulnerabilidades.

7. Estabeleça um plano de resposta a incidentes

Mesmo com todas as medidas de segurança implementadas, é impossível eliminar completamente os riscos de incidentes. Por isso, é essencial ter um plano de resposta que defina claramente as etapas a serem seguidas em caso de violações de dados. Isso inclui:

  • Identificação e contenção do incidente.
  • Avaliação do impacto e notificação dos envolvidos.
  • Adoção de medidas corretivas para mitigar os danos e evitar que o problema se repita.

A empresa deve ainda notificar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) sobre violações que possam representar riscos aos direitos dos titulares dos dados.

Principais direitos dos colaboradores sob a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados assegura uma série de direitos aos titulares de dados, o que inclui os colaboradores de uma empresa. 

No contexto do RH, entender e respeitar esses direitos é essencial para garantir a conformidade com a legislação e promover a confiança dos funcionários. Os principais direitos dos colaboradores sob a LGPD incluem:

Acesso aos dados pessoais

Os colaboradores têm o direito de saber quais dados a empresa possui sobre eles, como são utilizados e com quem são compartilhados. O RH deve estar preparado para fornecer essas informações de forma clara e em tempo hábil, quando solicitado.

Correção de dados incompletos ou incorretos

Caso o colaborador identifique algum dado desatualizado ou incorreto, ele pode solicitar a correção. O RH precisa ter processos ágeis para atualizar essas informações e garantir que os registros sejam precisos.

Eliminação de dados desnecessários

Os colaboradores podem solicitar a exclusão de dados que não são mais necessários para a finalidade para a qual foram coletados, desde que não haja obrigação legal para mantê-los. O RH deve ter uma política clara de retenção e descarte de dados.

Portabilidade dos dados

A LGPD garante o direito à portabilidade dos dados, o que permite que os colaboradores transfiram suas informações para outro controlador, mediante requisição.

Revogação do consentimento

Se o consentimento foi a base legal para o tratamento dos dados, o colaborador pode revogá-lo a qualquer momento. O RH deve informar os impactos dessa revogação e interromper o uso dos dados quando solicitado.

O papel estratégico do RH na conformidade com a LGPD

Embora a LGPD afete a empresa como um todo, a LGPD no RH desempenha um papel central na adequação à lei. 

Por ser responsável pela gestão de informações sensíveis e pelo contato direto com os candidatos e colaboradores, o RH precisa não apenas se adaptar, mas liderar o processo de conformidade.

Isso inclui a promoção de uma cultura organizacional que valorize a privacidade e a segurança dos dados, garantindo que os candidatos e colaboradores entendam a importância de proteger as informações pessoais.

O RH também deve ser o principal ponto de contato para orientar os candidatos e os colaboradores sobre seus direitos, como acesso aos dados, retificação de informações incorretas e solicitação de exclusão de dados.

Benefícios da adequação à LGPD para o RH

Adequar o RH à LGPD traz benefícios que vão além da simples conformidade com a legislação e cumprimento de exigências legais. A gestão adequada dos dados e a implementação de práticas de proteção podem resultar em:

  • Melhoria na eficiência dos processos: Ao revisar e mapear os dados, o RH pode identificar processos redundantes e otimizar o gerenciamento das informações.
  • Aumento da confiança dos colaboradores: Quando os funcionários percebem que a empresa valoriza a privacidade e protege suas informações, há um fortalecimento do vínculo e da confiança na organização.
  • Redução de riscos operacionais: A implementação de medidas de segurança reduz a probabilidade de incidentes que possam resultar em vazamento de dados, protegendo a empresa de penalidades e ações judiciais.
  • Maior transparência e controle sobre os dados: Com processos claros de coleta e armazenamento, a empresa consegue gerenciar os dados de forma mais organizada e segura, facilitando o cumprimento das solicitações dos titulares.

Boas práticas para manter a conformidade

A conformidade com a LGPD no RH não é um esforço único. Para garantir que sua equipe permaneça alinhada com a legislação, é importante adotar boas práticas de forma contínua. Algumas delas incluem:

  • Revisar periodicamente as políticas de proteção de dados: Isso ajuda a manter as diretrizes atualizadas com as melhores práticas e exigências regulatórias.
  • Monitorar o uso de dados pessoais: Avalie regularmente como os dados são utilizados e compartilhe essas informações com os titulares, se solicitado.
  • Promover uma cultura de proteção de dados: Envolva todos os colaboradores na importância da proteção de dados pessoais, incentivando a comunicação aberta sobre o tema.

Consequências do não cumprimento da LGPD

A inobservância das exigências da LGPD pode acarretar severas penalidades, que vão além das questões financeiras. A lei prevê multas de até 2% do faturamento anual da empresa, com um limite de R$ 50 milhões por infração, o que pode comprometer significativamente o orçamento e a saúde financeira do negócio. 

Além das multas, outras sanções podem incluir a suspensão do funcionamento do banco de dados ou até mesmo a proibição de atividades relacionadas ao tratamento de dados pessoais, o que pode afetar diretamente a operação e os processos internos.

As consequências negativas não se limitam às penalidades legais. A exposição pública de falhas na proteção de dados pode resultar em uma perda substancial de credibilidade, afetando a imagem da empresa perante clientes, parceiros e o mercado em geral. 

Escândalos de vazamento de dados, por exemplo, podem gerar desconfiança e afastar potenciais colaboradores, além de impactar a retenção de talentos, uma vez que os funcionários podem se sentir inseguros quanto à privacidade das suas informações.

Conclusão

Adequar o setor de RH à LGPD é um passo essencial para proteger os dados pessoais de candidatos e colaboradores, e garantir a conformidade com a legislação. Embora os desafios sejam significativos, a implementação de boas práticas e o treinamento constante das equipes ajudam a mitigar os riscos e evitar penalidades.

A conformidade com a LGPD não deve ser vista apenas como uma obrigação legal, mas como uma oportunidade de aprimorar a gestão de dados e fortalecer a confiança dos colaboradores na empresa

Ao adotar medidas proativas e estabelecer uma cultura de proteção de dados, a organização não apenas evita sanções, mas também demonstra um compromisso com a privacidade e a segurança das informações pessoais.

Na Sim Carreira, sabemos que contratar os melhores talentos envolve mais do que apenas preencher uma vaga. Além de conduzir um processo seletivo para uma contratação eficaz, é necessário garantir a conformidade da LGPD no RH. 

Por isso, nossos serviços de recrutamento e seleção são personalizados para atrair profissionais qualificados, enquanto seguimos as diretrizes de proteção de dados, utilizando metodologias modernas e seguras

Com a tecnologia empregada, a experiência de nossos headhunters, e processos otimizados, apoiamos a sua empresa a contratar os melhores profissionais, respeitando os direitos dos candidatos e protegendo suas informações. Dessa forma, ajudamos sua empresa a se destacar no mercado com segurança e eficiência.

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