Como dar feedback de processo seletivo de forma eficaz e humanizada

Aprender como dar feedback de processo seletivo é essencial para tornar o recrutamento mais humanizado e melhorar a reputação da empresa.

Apesar disso, é comum encontrar reclamações de candidatos que não recebem nenhum retorno das organizações, o que gera frustração e pode prejudicar a atração de talentos.

Além de fortalecer o employer branding, saber como dar feedback de processo seletivo contribui para a construção de um relacionamento de respeito e transparência com os profissionais.

Um retorno claro, mesmo quando a resposta é negativa, mostra que a empresa valoriza o tempo e o esforço de quem participou, o que pode aumentar as chances de esses candidatos indicarem ou tentarem novamente no futuro.

Continue a leitura e descubra, passo a passo, como dar feedback de processo seletivo de forma empática e estratégica para melhorar a experiência do candidato e fortalecer sua marca empregadora.

Por que é importante saber como dar feedback de processo seletivo ao candidato?

Antes de aprender como dar feedback de processo seletivo, é importante entender por que as empresas precisam adotar essa prática. Um dos motivos para implementar essa medida é melhorar a experiência do candidato.

Segundo a StaffHost Digital, 52% dos profissionais que buscam uma nova colocação no mercado afirmam que sua principal frustração nesse processo de busca é não obter nenhum retorno das empresas.

Os candidatos que não recebem feedback, mesmo que ele seja negativo, normalmente evitam se candidatar novamente a uma vaga nessas empresas que não fornecem retorno.

Além disso, essas pessoas têm cinco vezes mais chance de compartilhar sua experiência negativa durante o processo seletivo da empresa.

Esses problemas afetam a marca empregadora do negócio, ou seja, a forma como as pessoas percebem a empresa enquanto um local de trabalho. E se essa marca é prejudicada, a organização poderá enfrentar dificuldade para atrair e reter talentos no negócio.

Por outro lado, a empresa que tem a prática de dar feedback aos candidatos demonstra transparência, cuidado e consideração pelos profissionais. Afinal, as pessoas esperam uma resposta, mesmo que seja negativa, para definir os rumos da sua vida profissional e até tentar se candidatar a outras vagas.

Diante desse quadro, adotar a prática de dar feedback aos candidatos é uma medida estratégica que não só melhora a reputação da empresa, como também sua capacidade de contratar os melhores profissionais do mercado.

Como dizer ao candidato que ele foi selecionado?

Apesar de ser mais fácil, dizer ao candidato que ele foi selecionado para a vaga ou para a próxima etapa do processo seletivo, também requer estratégia.

Afinal, esse feedback positivo é o início da construção de um relacionamento mais sólido com a empresa.

Como esse tipo de feedback pode ser concedido em diferentes momentos do processo de recrutamento, ele deve ser elaborado de acordo com a etapa para a qual o candidato foi aprovado. Entenda a seguir:

Feedback positivo de uma etapa do processo seletivo

Etapas como triagem de currículos e entrevista, entre outras fases de recrutamento, exigem que a empresa envie um retorno ao candidato informando sua aprovação para a próxima etapa do processo seletivo.

O ideal é usar essa oportunidade para incentivar o candidato a seguir para as próximas etapas.

Como esse tipo de feedback geralmente é enviado por e-mail, basta elaborar um texto agradecendo a participação do candidato e o parabenizando por ser selecionado para a próxima fase.

Além disso, é fundamental incluir informações sobre a próxima fase no corpo do e-mail e encorajar o candidato a continuar participando do processo.

Feedback positivo para contratação

A empresa também pode seguir os passos básicos anteriores para informar ao candidato que ele foi aprovado para assumir o cargo.

Ou seja, ela pode enviar um e-mail agradecendo, parabenizando e informando o candidato sobre os próximos passos para formalizar sua admissão na empresa.

Mas o ideal é ir além desse e-mail básico e demonstrar que a empresa está realmente aberta para receber e acolher o novo funcionário.

Para isso, o corpo do e-mail pode conter imagens que reforcem essa mensagem ou algum vídeo institucional parabenizando o candidato, por exemplo.

Uma alternativa mais simples é enviar uma mensagem que também destaque os pontos fortes do candidato que demonstraram sua capacidade para assumir o cargo.

Lembrando que a estrutura e a linguagem do texto com a notícia da aprovação deve estar alinhado com a cultura organizacional e com o estilo de comunicação da empresa.

E como dizer que o candidato não foi selecionado?

Embora seja desconfortável dizer para o candidato que ele não foi selecionado, dar um feedback negativo ainda é fundamental.

O ideal é que este tipo de retorno seja feito de forma humanizada e empática, reconhecendo o esforço do candidato e o incentivando a se candidatar novamente quando houver uma posição disponível na sua área.

Além disso, é fundamental ser transparente nessa mensagem. Então, evite criar alguma recusa genérica ou inventar justificativas para explicar a decisão da empresa.

Se possível, vale a pena dar feedbacks mais detalhados, destacando as competências do candidato e os pontos que ele pode melhorar para aquela vaga em específico. Isso pode ajudá-lo a se preparar corretamente para outros eventuais processos seletivos similares.

Por fim, é importante agradecer a participação do candidato e convidá-lo a se candidatar novamente quando houver oportunidade.

Pode parecer algo desnecessário, mas esses cuidados ajudam a criar uma experiência do candidato acima da média do mercado, melhorando a reputação da empresa.

Confira 3 exemplos de feedback de processo seletivo para usar no seu recrutamento

Quer saber como dar feedback de processo seletivo na prática?

Entender as melhores formas de comunicar o resultado do processo, seja ele positivo ou negativo, é fundamental para garantir uma experiência respeitosa e profissional aos candidatos.

Aqui, você encontrará 3 exemplos práticos e eficientes de respostas para enviar aos candidatos, ajudando sua empresa a se destacar pela transparência e cuidado no recrutamento.

Aprenda dicas valiosas que vão facilitar o seu dia a dia e fortalecer a imagem da sua marca empregadora!

Feedback positivo de entrevista

“Olá, [nome do candidato(a)]!

Muito obrigado(a) pela sua participação na entrevista. Ficamos impressionados com suas habilidades de comunicação e o conhecimento que você demonstrou.

Por isso, estamos felizes em informar que você foi selecionado para avançar no processo seletivo. Parabéns!

A próxima etapa será fazer uma entrevista técnica com o coordenador do time de T.I., que será o gestor direto do profissional que vier assumir a vaga.

Você tem disponibilidade para conversar novamente conosco no dia 3 de fevereiro, às 10h?

Abraços!”

Feedback positivo de aprovação no processo

“Olá, [nome do candidato(a)]!

Parabéns! É com alegria que informamos sua aprovação em nosso processo seletivo! Sua jornada até aqui foi marcada por demonstrações de competência, criatividade e uma forte sintonia com os valores da nossa empresa.

Acreditamos que sua entrada em nossa equipe contribuirá significativamente para nossos projetos e objetivos futuros.

Em breve, entraremos em contato para discutir os próximos passos.

Seja bem-vindo(a) à equipe!”

Feedback negativo de entrevista

“Olá, [nome do candidato(a)]!

Muito obrigado(a) pelo tempo alocado para nossa entrevista. Gostamos muito de conhecer um pouco mais sobre você e seu trabalho.

Embora reconheçamos suas habilidades, optamos por não dar sequência com a sua candidatura para essa vaga.

Mas, fique de olho na nossa página de carreiras para acompanhar a abertura de novas vagas!

Boa sorte na sua próxima posição profissional, e, mais uma vez, agradecemos seu esforço e dedicação!”

Como medir a efetividade dos feedbacks no processo seletivo?

Medir a efetividade dos feedbacks dados aos candidatos é um passo essencial para aprimorar continuamente os processos seletivos de uma empresa e garantir que o retorno seja útil, transparente e respeitoso. 

Essa medição permite identificar pontos de melhoria, alinhar a comunicação com as expectativas dos candidatos e ajustar a abordagem da empresa para futuras seleções. A seguir, veremos como as empresas podem medir essa efetividade de forma prática e estratégica.

1. Pesquisa de satisfação com candidatos

Uma das formas mais diretas e eficazes de medir a efetividade do feedback é realizar pesquisas de satisfação com os candidatos que participaram do processo seletivo.

Essas pesquisas podem ser enviadas logo após a finalização do processo e podem ser estruturadas de forma simples, com perguntas objetivas e escalas de avaliação.

Exemplo de perguntas de pesquisa:

• O feedback recebido foi claro e transparente?
  
• O feedback foi útil para o seu desenvolvimento profissional?
  
• Você se sentiu respeitado(a) e valorizado(a) durante o processo seletivo?
  
• O feedback ajudou a entender os pontos de melhoria para futuras vagas?
  
• Você se sentiria motivado(a) a se candidatar novamente a uma vaga na nossa empresa?
  

Essas respostas podem ser coletadas através de uma plataforma de pesquisa online (como Google Forms, SurveyMonkey, etc.) e analisadas periodicamente para identificar padrões e áreas de melhoria.

2. Taxa de repetição de candidaturas

Uma maneira indireta de medir a efetividade do feedback é observar a taxa de repetição de candidaturas de pessoas que já participaram de processos seletivos anteriores.

Se os candidatos continuam se inscrevendo em novas vagas na empresa após receberem feedback, isso pode ser um indicativo de que a experiência foi positiva e construtiva.

Como avaliar:

• Baixa taxa de desistência de candidatos: Candidatos que recebem feedback claro e respeitoso provavelmente se sentirão mais à vontade para tentar novamente.
  
• Aumento de candidaturas após feedbacks construtivos: Se um candidato teve uma experiência de feedback produtiva, ele provavelmente se sentirá mais motivado a se candidatar novamente a novas vagas.
  

Monitorar as candidaturas de ex-candidatos pode ser uma maneira eficaz de avaliar o impacto dos feedbacks na percepção da empresa, além de gerar dados valiosos sobre o engajamento.

3. Análise de comentários e avaliações de candidatos em plataformas de recrutamento

Plataformas como Glassdoor, Indeed e LinkedIn são locais onde candidatos podem avaliar as empresas e compartilhar suas experiências sobre os processos seletivos.

Analisar esses comentários pode fornecer insights importantes sobre a percepção geral dos candidatos em relação ao feedback que receberam.

O que observar:

• Reações sobre a comunicação durante o processo seletivo: Veja se os candidatos mencionam a clareza, respeito e o tempo de resposta do feedback.
  
  Comentários negativos ou positivos podem ajudar a entender como a empresa é vista em termos de transparência e respeito no processo seletivo.
  
• Avaliações detalhadas sobre o feedback: Se houver menções específicas ao feedback dado (positivo ou negativo), isso pode indicar como a empresa pode melhorar sua abordagem.
  

Ao coletar esse tipo de dado, a empresa pode ajustar suas práticas e tomar ações corretivas, se necessário.

4. Análise de qualidade do feedback com base nas competências e resultados

Outro ponto importante para medir a efetividade do feedback é verificar a qualidade do retorno fornecido aos candidatos, especialmente nos aspectos técnicos e comportamentais. 

Para isso, as empresas podem revisar se o feedback está realmente contribuindo para o crescimento dos candidatos, com base nos resultados que eles apresentam ao longo do tempo.

Como fazer:

• Avaliar o feedback detalhado e construtivo: Empresas podem realizar um “follow-up” com candidatos que receberam feedback para saber se as orientações foram compreendidas e aplicadas em futuras entrevistas ou processos seletivos.
  
• Acompanhamento de melhoria de desempenho: Acompanhe o progresso dos candidatos que receberam feedback específico e construtivo, como sugestões de aprimoramento em habilidades técnicas ou comportamentais. 

Se esses candidatos melhorarem em futuros processos seletivos, o feedback dado anteriormente foi efetivo.

5. Indicadores de engajamento e retenção de talentos

O feedback não termina quando o processo seletivo é finalizado. Um feedback eficaz pode gerar um ciclo de engajamento contínuo e aumentar a lealdade à marca empregadora. Para medir a efetividade, é possível avaliar indicadores de engajamento de longo prazo com a empresa.

O que observar:

• Taxa de retenção de candidatos selecionados: A forma como o feedback é dado pode influenciar a decisão do candidato de aceitar uma oferta de trabalho. Se o feedback é considerado respeitoso e útil, os candidatos terão uma visão mais positiva da empresa e estarão mais dispostos a integrar a equipe.
  
• Taxa de recomendação: Se os candidatos se sentirem bem tratados e valorizados durante o processo seletivo, independentemente de terem sido aprovados ou não, há uma chance maior de que eles recomendem a empresa a outros profissionais e compartilhem suas boas experiências.
  

6. Feedback dos recrutadores e entrevistadores

Outro método de medição da efetividade do feedback é o envolvimento dos próprios recrutadores e entrevistadores no processo de avaliação.

Eles podem fornecer uma visão interna sobre como o feedback foi recebido pelos candidatos, além de garantir que o feedback dado está alinhado com as expectativas da empresa.

O que fazer:

• Reuniões internas de alinhamento: Após o término de cada processo seletivo, promova reuniões de equipe para avaliar a qualidade do feedback dado, discutir se ele foi suficiente, claro e útil para o candidato.
  
• Identificar padrões de feedback eficaz: Recrutadores podem compartilhar suas próprias experiências sobre o impacto dos feedbacks, destacando o que funcionou bem e o que poderia ser melhorado.
  

7. Tempo de resposta e eficiência no feedback

A velocidade e a eficiência com que o feedback é fornecido também são fatores importantes na sua efetividade. Um feedback rápido e bem estruturado mostra respeito pelo tempo do candidato e pela importância de seu desenvolvimento.

Como medir:

• Tempo de envio do feedback: Analise quanto tempo se passa entre a última etapa do processo seletivo e o envio do feedback. Candidatos geralmente valorizam um retorno rápido, que mostra que a empresa é organizada e atenciosa.
  
• Taxa de feedback dentro do prazo esperado: Estabeleça prazos internos para o envio do feedback e meça se esses prazos estão sendo cumpridos, avaliando a eficiência do processo.
  

8. Acompanhamento pós-feedback

Finalmente, um acompanhamento pós-feedback, seja por meio de uma breve conversa ou um novo contato para avaliar como o candidato se sentiu com o retorno, pode ajudar a entender a efetividade do processo de feedback.

Isso pode ser especialmente útil para candidatos que receberam feedback negativo.

Como fazer:

• Reuniões rápidas de follow-up: Algumas empresas podem agendar uma conversa informal com candidatos para saber como eles perceberam o feedback e se ele contribuiu para seu aprimoramento.
  
• Pesquisas de “percepção do feedback”: Enviar um breve questionário após um certo período pode ajudar a entender se o feedback ajudou os candidatos a se preparar melhor para novas oportunidades, além de permitir melhorias contínuas no processo.

Conte com o apoio de uma empresa especializada em recrutamento!

Enviar um feedback aos candidatos é apenas uma das tarefas que devem ser executadas ao longo de um processo seletivo!

Por isso, apenas fornecer um retorno positivo ou negativo a esses profissionais não é o bastante para atrair os melhores profissionais para a empresa.

Mais do que isso, é preciso investir em um recrutamento estratégico, que executa com eficiência todas as etapas de um processo seletivo.

Para isso, considere o apoio de uma empresa especializada em recrutamento, que conta com um time de headhunters para realizar todas as etapas da seleção com efetividade. Assim, encontrar a pessoa certa para a posição e melhorar a marca empregadora fica mais fácil!

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Dúvidas comuns sobre como dar feedback de processo seletivo: perguntas e respostas essenciais