Descrição de cargos: o que é e como fazer a job description

A descrição de cargos, ou job description, é uma ferramenta estratégica utilizada pela empresa para definir atividades de um cargo e assegurar um alinhamento entre a empresa e o funcionário em relação ao escopo das atividades da função.

A criação de uma trilha de carreira e estruturação de cargos e salários, por exemplo, depende do entendimento das atividades e responsabilidades de cada função. Ainda, a descrição de cargos também direciona a busca do perfil ideal para todos os novos processos de recrutamento e seleção.

Neste artigo, explicaremos porque essa descrição de cargos é importante, qual a sua estrutura e como escrever esse job description – incluindo exemplos práticos.

O que é uma descrição de cargos?

A descrição de cargos, job description em inglês, é um documento que detalha as responsabilidades, tarefas, requisitos e qualificações necessárias para o preenchimento de uma posição específica na empresa.

Em outras palavras, essa descrição especifica as características que o profissional precisa apresentar para ocupar determinado cargo na organização.

Por que esse job description é importante?

A descrição de cargo é uma ferramenta que facilita a gestão de pessoas na empresa por vários motivos. Um deles é que esse documento funciona como um guia que orienta a realização de diferentes atividades na organização, como o processo de recrutamento e seleção.

Afinal, esse documento da job description estabelece expectativas claras sobre o que é necessário para desempenhar bem o cargo. Por isso, os recrutadores podem consultá-los para encontrar candidatos alinhados ao que a empresa precisa.

Uma descrição eficaz do cargo também é fundamental para melhorar a distribuição de tarefas entre os funcionários e reduzir problemas associados a desvio de função ou diferença salarial.

Isso porque ela deixa claro quais são as atribuições do colaborador, o que a empresa espera dele e quais devem ser suas expectativas em relação ao trabalho.

Outra função importante dessa descrição é fornecer critérios objetivos para avaliar o desempenho dos funcionários e mapear suas habilidades.

Com o apoio desse documento, essa análise se torna mais justa e precisa, auxiliando a empresa a identificar quais potencialidades dos colaboradores podem ser aproveitadas na organização.

Por fim, essa documentação da job description ajuda os funcionários a orientarem seu desenvolvimento profissional. Isso porque a empresa pode consultar essa descrição para desenvolver um plano de cargos e salários, que também estabelece critérios para a progressão de carreira dos colaboradores.

O que colocar na descrição do cargo?

A descrição de cargos deve conter informações relevantes para a compreensão do papel e das responsabilidades associadas à posição.

Os dados desse job description podem variar de empresa para emprsa, mas normalmente contemplam uma estrutura básica.

A estrutura básica desse documento pode incluir os seguintes tópicos:

• • Título do cargo: nome oficial da posição dentro da organização;
  • Posição hierárquica: posicionamento do cargo dentro do organograma da empresa;
  • Objetivo: justificativa para a existência do cargo e definição das expectativas sobre os resultados esperados dessa função;
  • Atribuições: descrição detalhada das tarefas e responsabilidades específicas que o titular do cargo deve executar no seu dia a dia;
  • Requisitos exigidos para o cargo: define as características que o profissional deve apresentar para ocupar o cargo, como formação acadêmica, experiência profissional, soft skills e habilidades técnicas. É comum ver essa parte de “Requisitos” ser subdividida entre “Requisitos Mandatórios” e “Requisitos Desejáveis”, ou “Requisitos Técnicos” e “Requisitos Comportamentais”;

Vale reforçar que essa estrutura pode conter outros elementos e que seu conteúdo exato pode variar de acordo com as necessidades e práticas da organização.

Como fazer uma descrição de cargos?

A criação da descrição de cargos pode ser feita em 4 passos básicos. Confira esse passo a passo a seguir:

1. Estruture a descrição

O primeiro passo para criar uma boa descrição de cargos é estruturar esse documento. Caso a empresa ainda não tenha desenvolvido seu próprio modelo de descrição de cargos, ela pode usar a estrutura anterior como base para definir quais informações devem ser adicionadas nesse documento.

2. Colete informações

O próximo passo de elaborar essa job description é entender por que o cargo existe, quais são suas responsabilidades-chave e como ele se encaixa na estrutura organizacional.

Para isso, o setor de Recursos Humanos (RH), que geralmente é responsável pela elaboração desse documento, deve consultar gestores e funcionários que atualmente ocupam ou ocuparam o cargo. Essa consulta é fundamental para entender as responsabilidades e expectativas do cargo.

3. Avalie os dados coletados

Os dados coletados devem ser armazenados e analisados com um olhar crítico. Em seguida, é importante fazer uma pesquisa de mercado para avaliar o que as empresas exigem para cada posição.

Comparando os dados coletados com os resultados da pesquisa de mercado, é possível entender o que a empresa precisa e o que o profissional que ocupará o cargo pode fazer.

Esse diagnóstico é essencial para o alinhamento de expectativas entre as responsabilidades do cargo e as necessidades da organização.

4. Descreva o cargo

O último passo é descrever o cargo utilizando as informações e análises feitas anteriormente. Essa descrição deve ser feita seguindo a estrutura definida para esse documento.

3 exemplos de descrição de cargos para se inspirar

Aprender com exemplos sempre é mais fácil. Por isso, selecionamos três exemplos de descrições de cargos para te ajudar a entender como elaborar esse documento de job description.

Confira os exemplos abaixo:

Exemplo 1: Gerente de Vendas

Cargo

Gerente de Vendas

Posição hierárquica

Reporta diretamente ao Diretor de Vendas.

Objetivo

Responsável por liderar a equipe de vendas, desenvolver estratégias para aumentar as vendas do setor e garantir o alcance das metas estabelecidas pela organização.

Atribuições

• • • • • • Gerenciar e motivar a equipe de vendas para atingir as metas estabelecidas;
          • Desenvolver e implementar estratégias de vendas eficazes;
          • Identificar novas oportunidades de negócios e mercados-alvo;
          • Estabelecer e manter relacionamentos com clientes-chave;
          • Monitorar o desempenho da equipe e fornecer feedback e treinamento quando necessário;
          • Estabelecer e ajustar os preços de venda por meio do monitoramento do mercado.

Requisitos exigidos para o cargo

• • • • • • Graduação em Administração, Marketing ou áreas correlatas;
          • Experiência comprovada de pelo menos 5 anos em vendas e liderança de equipes;
          • Excelentes habilidades de comunicação e negociação;
          • Capacidade de trabalhar sob pressão e alcançar metas;
          • Orientado para resultados e focado em soluções;
          • Perfil de liderança e com forte senso comercial.

Exemplo 2: Analista de RH

Cargo

Analista de RH

Posição hierárquica

Reporta diretamente ao Gerente de RH.

Objetivo

Responsável por apoiar nas atividades de recrutamento, seleção, e treinamento & desenvolvimento, garantindo a eficácia dos processos de gestão de pessoas.

Atribuições

• • • • • • Auxiliar no recrutamento e seleção de novos colaboradores;
          • Organizar e coordenar programas de treinamento e desenvolvimento;
          • Administrar o processo de integração de novos funcionários;
          • Manter registros precisos e atualizados dos funcionários;
          • Auxiliar na elaboração e implementação de políticas de RH.

Requisitos exigidos para o cargo

• • • • • • Graduação em Gestão de RH, Administração de empresas ou áreas correlatas;
          • Experiência prévia em funções de recursos humanos;
          • Capacidade de trabalhar de forma colaborativa em equipe;
          • Excelentes habilidades de organização e atenção aos detalhes.

Exemplo 3: Desenvolvedor de Software

Cargo

Desenvolvedor de Software

Posição hierárquica

Reporta diretamente ao Líder de Desenvolvimento de Software.

Objetivo

Responsável por projetar, desenvolver e testar programas funcionais que atendam às necessidades dos usuários.

Atribuições

• • • • • • Escrever códigos eficientes e inteligíveis respeitando as especificações;
          • Criar documentação técnica para referência e elaboração de relatórios;
          • Participar do ciclo completo de desenvolvimento de software, desde a concepção até a implementação;
          • Colaborar com os membros da equipe para definir requisitos e prazos;
          • Realizar testes para recomendar e executar melhorias;
          • Verificar e implementar programas e sistemas.

Requisitos exigidos para o cargo

• • • • • • Graduação em Ciência da Computação, Engenharia de Software ou áreas correlatas;
          • Experiência com programação em linguagens como Java, Python ou C++;
          • Conhecimento de bancos de dados e linguagens de consulta, como SQL;
          • Familiaridade com metodologias ágeis de desenvolvimento de software;
          • Capacidade de trabalhar de forma colaborativa em equipes multidisciplinares;
          • Engenhosidade e iniciativa para resolver problemas.

Você poderá encontrar outras referências de job descriptoin em qualquer anúncio de vagas, pois as vagas divulgadas em plataformas como LinkedIn ou na página de Trabalhe Conosco da empresa, trazem a descrição do cargo. Assim, além de direcionar o trabalho do recrutador, também permite que o candidato avalie se atende os requisitos para se candidatar na vaga.

Além disso, alguns recrutadores começaram a utilizar ferramentas de Inteligência Artificial, como o ChatGPT para auxiliar na elaboração da descrição dos cargos. Ainda que você utilize tais ferramentas, não deixe de verificar a precisão do conteúdo e sua relevância de acordo com as especificidades de sua empresa.

Uma descrição de cargos eficiente exige um trabalho em equipe

O RH é o setor responsável por fazer essa descrição de cargos de forma eficiente. No entanto, os profissionais do setor não podem fazer essa tarefa de job descripton sozinhos.

Conforme explicado, a contribuição de outros profissionais é fundamental nesse processo, bem como a capacidade analítica do RH de interpretar e avaliar essas contribuições. Esses fatores são fundamentais para escrever uma descrição de cargos que realmente atenda às necessidades da empresa.

Caso a organização esteja com dificuldade para realizar essa tarefa, o ideal é considerar buscar o apoio de uma consultoria de RH.

Uma consultoria de RH conta com consultores e headhunters especializados e capacitados para ajudar a empresa a elaborar uma descrição de cargos eficaz. Possuem experiência para otimização de atividades relacionadas ao processo de recrutamento e seleção e gestão de pessoas.

Procurando uma consultoria de RH confiável para realizar essa tarefa? Entre em contato com a equipe da Sim Carreira e veja como podemos te ajudar!

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Thiago Melo

CEO de Empresa de Recrutamento e Seleção e Headhunter Especializado