Você também já participou de reuniões que poderiam ter sido um e-mail? Infelizmente, essa sensação é comum entre profissionais de diferentes áreas. Mas ela poderia ser evitada se os responsáveis pelo encontro tivessem elaborado uma pauta de reunião eficiente.
Essa pauta é um documento que orienta a realização da reunião, definindo desde tópicos que precisam ser abordados até os responsáveis pela discussão.
Se elaborada da forma correta, a pauta evita encontros desnecessários e permite o máximo aproveitamento do tempo e da dedicação dos funcionários.
Assim, é possível evitar comentários como “essa reunião poderia ter sido um e-mail” e ainda tornar o encontro produtivo para todos os participantes.
Para te ajudar a fazer esse documento da forma correta, neste artigo explicaremos qual a importância e o passo a passo para criar uma pauta de reunião eficaz.
O que é pauta de reunião?
Está na dúvida de o que seria uma pauta de reunião? A pauta da reunião é uma lista organizada dos assuntos que precisam ser discutidos durante a reunião.
Esse documento serve como um guia que orienta os participantes sobre os tópicos que serão abordados e a ordem em que serão discutidos.
Isso evita “improvisos” e a discussão de pautas que não são relevantes para o seu propósito. Na prática, a pauta serve como um roteiro que deixa claro o que será discutido durante o encontro.
Por isso, ela deve ser entregue antes da reunião, com antecedência o bastante para que os participantes se preparem para esse momento.
Por que as pautas de reunião são importantes?
A pauta de reunião é fundamental para ajudar a equipe a aproveitar o encontro e torná-lo realmente produtivo.
Isso porque ela apresenta aos participantes todos os pontos que precisam ser discutidos e que justificam a necessidade da reunião.
Ou seja, esse documento estrutura a reunião e estabelece expectativas claras sobre o que será discutido.
Com base nessas informações, as pessoas podem se preparar para contribuir com a discussão e tornar o momento mais produtivo.
Isso garante melhor organização do tempo dos participantes, que a reunião seja conduzida de forma mais eficiente, e que os objetivos da reunião sejam atingidos de forma eficaz.
Por esse motivo, ela é uma ferramenta fundamental para melhorar a comunicação e a colaboração no ambiente de trabalho e é frequentemente utilizada por equipes eficazes.
O que não pode faltar em uma pauta de reunião?
Conforme explicado, a pauta de reunião é um documento que orienta os participantes e guia a discussão do encontro.
Para atingir esses objetivos, esse documento deve apresentar elementos básicos, ou seja, informações indispensáveis para que a pauta cumpra seu propósito.
Elementos indispensáveis na pauta de reunião
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- Informações que identifiquem a reunião, como título, data, horário e local do encontro;
- Breve descrição do propósito (objetivos) da reunião;
- Lista dos assuntos que serão discutidos;
- Tempo estimado para a discussão de cada tópico para evitar que a reunião se estenda além do necessário;
- Indicação dos participantes responsáveis por apresentar ou liderar a discussão de cada item da pauta.
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Como fazer pauta de reunião: passo a passo
Agora que você sabe o que é uma pauta de reunião e percebeu a sua importância, confira o passo a passo para criar uma pauta de reunião.
Criar uma pauta de reunião é mais fácil do que você imagina. No entanto, é preciso ter planejamento e organização.
Para te orientar nesse sentido, elaboramos 6 passos para te ajudar a fazer sua própria pauta de reunião.
Passo a passo para elaborar a pauta de reunião
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- Determine o objetivo da reunião;
- Liste os tópicos ou itens de discussão;
- Defina prioridades;
- Estime o tempo para cada tópico;
- Organize os dados em um documento;
- Revise e compartilhe a pauta.
1- Determine o objetivo da reunião
O primeiro passo para construir essa pauta é definir o objetivo da reunião. Para isso, é importante questionar quais os resultados esperados desse encontro e quais tópicos poderiam ser discutidos para atingir esse objetivo.
Essa reflexão também é importante para verificar se a reunião é mesmo necessária ou se seu propósito poderia ser atingido de outra forma.
Lembre-se de que é essencial que haja um motivo válido para reunir as pessoas e exigir um pouco do seu tempo de trabalho.
2- Liste os tópicos ou itens de discussão
O próximo passo é listar os tópicos ou assuntos específicos que precisam ser abordados na reunião.
Essa lista deve estar alinhada aos objetivos do encontro e deve identificar quais participantes serão responsáveis pela discussão de cada tópico.
Vale lembrar que é importante reservar um espaço na pauta para discutir “outros assuntos”.
Isso torna a pauta mais flexível, permitindo que os participantes discutam assuntos que não estão no documento, mas que também são relevantes.
Porém, é importante limitar o tempo dedicado a esses assuntos para evitar que a reunião se prolongue demais.
Se você não sabe o que falar no início de uma reunião, esse momento deve ser aproveitado para “quebrar o gelo” da reunião e, se necessário, relembrar tópicos discutidos em encontros anteriores. Além disso, é essencial reservar um espaço para fazer as “boas-vindas aos participantes”.
3- Defina prioridades
O que fazer se houver muitos assuntos que precisam ser discutidos? Por onde começar? Para responder essas perguntas é essencial definir quais tópicos serão prioridade e precisam ser discutidos primeiro.
Após definir essa prioridade, é importante organizar os tópicos em uma ordem lógica. Normalmente, os tópicos mais importantes ou urgentes devem ser abordados primeiro. A ordem deve fazer sentido para facilitar a fluidez da discussão.
4- Estime o tempo para cada tópico
Definir o tempo estimado para a discussão de cada tópico da pauta ajuda a controlar a duração da reunião e a garantir que todos os assuntos possam ser abordados. Vale lembrar que o assunto debatido pode gerar dúvidas.
Por isso, é fundamental ser realista na estimativa de tempo e considerar a necessidade de discussão de outros detalhes importantes.
5- Organize os dados em um documento
O próximo passo é registrar e organizar as informações definidas anteriormente em um documento. Nessa etapa, é importante adicionar os dados que identificam o encontro, como título, data e local da reunião. O ideal é que esses dados sejam adicionados logo no início dos documentos.
6- Revise e compartilhe a pauta
Para finalizar, basta revisar o documento para garantir que todos os elementos estejam claros e que nada tenha sido esquecido.
Em seguida, compartilhe a pauta com os participantes. Lembrando que isso deve ser feito com antecedência para que eles tenham tempo para se preparar.
Saber como criar uma pauta de reunião é importante para se destacar na carreira
Embora pareça algo simples, o processo de criação de pautas de reunião envolve habilidades como planejamento, organização, liderança e visão estratégica.
Afinal, todas essas características são necessárias para criar um documento eficiente e útil para orientar a discussão em grupo. Portanto, esse conhecimento também é resultado de soft skills relevantes para o desenvolvimento profissional do indivíduo.
No entanto, essas não são habilidade únicas necessárias para trilhar uma carreira bem-sucedida e ter sucesso profissional. Além desse conhecimento, é preciso desenvolver outras competências alinhadas aos seus objetivos pessoais e profissionais.
Uma forma eficiente de identificar essas competências é investir em uma orientação especializada.
Com o auxílio de recrutadores e profissionais de recursos humanos, fica mais fácil construir um plano de carreira e descobrir quais habilidades você precisa desenvolver para atingir seus objetivos.
Nesse cenário, saber criar uma pauta de reunião será apenas uma competência relevante para destacar seu valor profissional.
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