Procedimento Operacional Padrão POP: o que é e como fazer

Procedimento Operacional Padrão (POP)

Padronizar atividades e garantir o mesmo padrão de qualidade em todas as operações são alguns dos desafios enfrentados pelas empresas. O Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma das ferramentas que podem ajudar a organização a superar esses obstáculos.

Esse documento funciona como um manual de instruções ou uma “receita de bolo” que contém o passo a passo sobre como realizar determinada tarefa. O objetivo é padronizar seu processo de execução e o resultado.

Assim, se algum funcionário faltar, sair de férias ou mudar de emprego, outro colaborador poderá substituí-lo sem prejudicar a qualidade do serviço ou atividade.

Ou seja, o POP é uma ferramenta poderosa de gestão de qualidade e padronização de processos. No entanto, esse documento só cumprirá sua função se ele for escrito corretamente.

Para te ajudar nessa tarefa, neste artigo, explicaremos o que é, para que serve, quais suas vantagens e como fazer o Procedimento Operacional Padrão (POP).

 

O que é Procedimento Operacional Padrão (POP)?

O Procedimento Operacional Padrão, também conhecido pela sigla POP, é um documento que descreve os passos necessários para a execução de uma tarefa ou operação específica.

Em outras palavras, ele funciona como um manual de instruções que permite a padronização das atividades da empresa. Com base nesse manual, os funcionários sabem exatamente o que fazer para realizar uma tarefa, incluindo materiais, ferramentas e até o passo a passo a ser seguido.

Assim, as empresas garantem que as atividades sejam executadas de acordo com a legislação, as políticas internas e o padrão de qualidade do negócio.

Por isso, o POP é utilizado como uma ferramenta de Total Quality Management ou Gestão de Qualidade Total (TQM), que permite a obtenção da máxima qualidade de produtos, serviços e procedimentos dentro da empresa.

Por conta dessas características, os POPs podem ser utilizados por empresas de diferentes setores, como indústria, bens de consumo, entre outros.

 

Para que serve o Procedimento Operacional Padrão (POP)?

O principal objetivo do POP é garantir a padronização da execução e da qualidade das operações e atividades realizadas pela empresa. Afinal, o documento orienta os funcionários e gestores o passo a passo para realizar uma tarefa ou operação.

Isso ajuda a garantir que a mesma metodologia seja utilizada toda vez que a tarefa for executada, mesmo que o processo seja realizado por pessoas diferentes.

Vale lembrar que o POP também pode incluir informações sobre medidas de segurança que os funcionários devem seguir durante a execução de tarefas. Assim, fica mais fácil proteger os colaboradores e prevenir acidentes.

Além disso, empresas que atuam em setores altamente regulamentados, como indústria de alimentos e setor farmacêutico, podem utilizar os POPs para garantir a conformidade com a legislação e os padrões da indústria.

 

Principais vantagens dos POPs na empresa

As empresas que investem na criação e adoção dos POPs na sua rotina são beneficiadas de várias formas.

Confira abaixo as principais vantagens de investir na implementação desses procedimentos:

9 vantagens de usar procedimento operacional padrão

      • Garante a padronização de operações e tarefas;
      • Permite que todos os produtos e serviços realizados pela empresa apresentem o mesmo padrão de qualidade;
      • Otimiza processos e torna as operações mais eficientes
      • Reduz erros associados a execução de operações e atividades;
      • Facilita a capacitação e treinamento de funcionários;
      • Permite a economia de tempo e recursos;
      • Aumenta a produtividade da força de trabalho;
      • Facilita a conformidade da empresa à legislação, aumentando sua segurança jurídica;
      • Registra a execução de tarefas, facilitando a identificação e a correção de problemas.

 

Quais são os tipos de POP?

Os tipos de POP variam de acordo com a forma como as orientações são apresentadas no documento. Ou seja, eles variam de acordo com o formato das informações.

Normalmente, as empresas utilizam os três principais tipos de procedimento padrão operacional.

3 Tipos de procedimento operacional padrão

      1. Passo a passo;
      2. Hierárquico;
      3. Fluxograma.

1- Passo a passo

Esse é o tipo mais simples. Geralmente, ele inclui uma lista numerada das etapas que devem ser executadas para executar uma tarefa. Ele é indicado para orientar a realização de atividades mais simples e diretas.

2- Hierárquico

O POP hierárquico é mais detalhado em relação ao anterior. Isso porque as atividades são divididas em etapas e subetapas. Por esse motivo, ele é indicado para tarefas mais complexas, que exigem mais explicações ou verificações.

3- Fluxograma

O fluxograma é o tipo de POP mais avançado e complexo, já que ele é uma representação gráfica do fluxo de trabalho.

Por isso, esse documento pode incluir indicações de etapas que estão relacionadas entre si e caminhos que o funcionário pode seguir para executar alguma atividade.

 

Quais informações adicionar no POP?

Para ser eficiente e cumprir seu objetivo, o POP deve conter algumas informações básicas, tais como:

    • Nome do procedimento orientado pelo POP;
    • Nome do responsável pela sua elaboração;
    • Local em que o POP deve ser utilizado;
    • Nome do cargo responsável pela execução da tarefa;
    • Lista dos recursos que devem ser utilizados durante o procedimento;
    • Descrição detalhada dos procedimentos.

 

Como fazer um POP?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que deve ser redigido de forma coletiva, com o apoio de diferentes profissionais.

Afinal, ele deve padronizar atividades na empresa e pode exigir uma pesquisa detalhada sobre padrões e procedimentos exigidos por lei ou melhores práticas adotadas pelo mercado.

Por conta da sua importância, o processo de criação do POP também envolve várias etapas. Confira abaixo as etapas e passo a passo para criar esse documento.

Etapas para elaboração de um procedimento operacional padrão

      1. Identifique o que precisa ser padronizado;
      2. Defina o objetivo;
      3. Defina qual tipo de POP será utilizado;
      4. Identifique os responsáveis;
      5. Liste os recursos que devem ser utilizados;
      6. Descreva as etapas do procedimento;
      7. Revise e submeta o documento à aprovação;
      8. Integre o POP na rotina da empresa.

1- Identifique o que precisa ser padronizado

O primeiro passo é identificar qual tarefa, atividade ou operação a empresa precisa padronizar e documentar. Lembrando que o POP deve ser criado apenas para orientar processos que serão repetidos várias vezes por um determinado período.

2- Defina o objetivo

O próximo passo é definir quais são os objetivos do POP em relação ao procedimento que deve ser padronizado.

Uma forma eficiente de definir esse objetivo é encontrar as respostas para as seguintes perguntas: O que você espera alcançar com esse procedimento? Quais são os resultados desejados?

3- Defina qual tipo de POP será utilizado

Com base nas informações definidas anteriormente, é possível definir o tipo de POP que será utilizado. Isso é importante para guiar a escrita e a organização das instruções contidas no documento.

Vale lembrar que a escolha do tipo de procedimento operacional padrão POP depende da complexidade do procedimento que será explicado.

4- Identifique os responsáveis

Além de identificar os responsáveis pela elaboração do procedimento operacional padrão (POP), é fundamental definir quais profissionais devem utilizar o documento para se orientar durante a execução de uma atividade.

Não é necessário escrever o nome do funcionário. Basta designar o cargo responsável por executar a tarefa e quando o POP deve ser utilizado.

5- Liste os recursos que devem ser utilizados

O POP funciona como uma espécie de “receita de bolo”. Como toda receita ou metodologia, ele também deve incluir uma lista de recursos utilizados, como materiais, equipamentos e ferramentas.

6- Descreva as etapas do procedimento

O próximo passo é descrever em detalhes cada etapa do procedimento seguindo uma sequência lógica.

A escrita deve ser feita de forma detalhada, clara e precisa, mas curta e objetiva. Para isso, o ideal é utilizar uma linguagem simples para assegurar uma boa comunicação e que as orientações sejam fáceis de entender.

Caso necessário, é importante adicionar mais informações como prazos, tempo de execução, medidas de controle de qualidade, quantidades ou medidas precisas, entre outras orientações necessárias para a execução de cada etapa.

Vale lembrar que o documento também pode conter anexos como formulários, checklists, entre outros dados adicionais. Porém, é importante indicar a existência e a necessidade de uso desses materiais ao longo das etapas do procedimento.

7- Revise e submeta o documento à aprovação

Após finalizar a escrita, é importante revisar o documento e submeter o rascunho do POP à aprovação dos gerentes ou líderes responsáveis pela execução do procedimento. Assim, eles podem fornecer feedback, permitindo que o documento seja ajustado e finalizado.

Vale lembrar que a criação de um POP é um processo contínuo. Isso significa que ele deve ser revisado e atualizado para acompanhar a evolução e modernização das operações e atividades.

8- Integre o POP na rotina da empresa

O último passo é implementar estratégias para garantir que os funcionários entendam e saibam como e quando seguir o procedimento padrão operacional (POP).

Essas estratégias podem incluir divulgação nos canais internos de comunicação, treinamentos, entre outras medidas. O importante é entender que não basta escrever um bom POP.

Também é necessário garantir que todos os envolvidos saibam da existência e da importância do procedimento padrão operacional.

Precisa de ajuda para tornar sua empresa mais eficiente? Entre em contato com a equipe da Sim Carreira e conheça nossos serviços!

procedimento padrão operacional

CEO de Empresa de Recrutamento e Seleção e Headhunter Especializado

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