Manual de integração de colaboradores: o que é e como fazer

O manual de integração de colaboradores é uma prática eficiente para ajudar no processo de adaptação e boas-vindas dos novos funcionários à empresa.

Por isso, essa prática é uma das estratégias que podem integrar o processo de onboarding de colaboradores. E isso pode fazer a diferença na retenção de talentos e na produtividade de um negócio.

Pelo menos é isso que aponta um relatório da Glassdoor. Segundo o estudo, investir no processo de integração pode melhorar a retenção de novos contratados em 82% e a produtividade em mais de 70%. Isso indica que vale a pena investir na criação de um manual de integração para a sua empresa!

Neste artigo, explicaremos quais os elementos básicos desse documento e o passo a passo para criar esse manual.

O que é um manual de integração de colaboradores?

O manual de integração de colaboradores é um documento que fornece orientações e informações essenciais para os novos funcionários de uma empresa.

Ele é projetado para ajudar os novos colaboradores a se familiarizar com a cultura organizacional, políticas, procedimentos, expectativas de desempenho e outros aspectos importantes da empresa.

Em outras palavras, o manual apresenta a empresa ao novo colaborador e fornece orientações importantes para ajudá-lo a se adaptar ao ambiente de trabalho.

Por que criar esse manual?

As empresas não são obrigadas a criar um manual de integração de novos colaboradores. Apesar disso, investir na criação e atualização periódica desse documento é uma estratégia de comunicação eficaz, que contribui para o processo de onboarding da empresa.

Afinal, o manual fornece informações básicas, mas essenciais para ajudar o novo funcionário, tirar suas dúvidas, reduzindo assim a ansiedade e incerteza durante o período inicial de emprego.

Isso reduz o tempo necessário para sua adaptação e estimula o colaborador a contribuir efetivamente com a organização.

Além disso, a criação desse manual garante que todos os novos funcionários recebam as mesmas informações e orientações, reforçando a cultura organizacional.

Como resultado, fica mais fácil alinhar os objetivos entre empresa e funcionário, melhorar o clima organizacional e integrar as equipes.

O que contém no manual de integração de colaboradores?

O conteúdo do manual de integração varia de acordo com as particularidades e políticas de cada empresa. O importante é que o documento apresente informações relevantes e essenciais para ajudar o novo colaborador a se integrar ao ambiente de trabalho.

Por isso, normalmente, esse tipo de manual apresenta os seguintes tópicos:

Mensagem de boas-vindas

A mensagem de boas-vindas é um dos primeiros contatos do profissional com a empresa após sua contratação. Por isso, é essencial criar uma mensagem receptiva e calorosa, que demonstre ao novo funcionário que ele realmente é bem-vindo.

Apresentação do manual

Outro elemento importante do documento é a apresentação do manual de integração de colaboradores. Ela consiste em um breve resumo sobre seu propósito e importância. Por isso, é essencial que essa apresentação deixe claro que o manual é um guia e, portanto, ele deve ser lido e estudado pelo novo colaborador.

Visão geral da empresa

Durante o processo de recrutamento, é recomendável que o candidato busque informações sobre a estrutura organizacional e a cultura da empresa a qual pretende se candidatar.

No entanto, as organizações normalmente divulgam apenas um panorama superficial sobre seu funcionamento interno e sua missão, valores e visão.

Afinal, apenas quem trabalha no local tem acesso a esse tipo de informação. Por esse motivo, é essencial que o manual de integração contenha uma visão mais aprofundada da empresa.

Essa visão geral consiste em informações como história do negócio, apresentação dos sócios e da alta liderança da organização e pontos-chave da cultura organizacional.

Inserir um organograma ou descrição da estrutura hierárquica da empresa, destacando os diferentes departamentos e suas funções, também ajuda o funcionário a entender melhor como a empresa funciona.

Políticas e procedimentos internos

Este é um dos elementos mais relevantes do manual. Afinal, ele reúne as diretrizes que orientam tudo o que acontece na empresa, incluindo normas que os colaboradores devem seguir enquanto ocupar sua posição na organização. Essas políticas incluem:

- - - Políticas de Recursos Humanos (RH), como plano de carreira, política de cargos e salários e políticas de diversidade e inclusão;
    - Políticas de ética, como adoção de práticas de compliance e políticas de combate a assédio no ambiente de trabalho;
    - Políticas de segurança de informação, como práticas de proteção de dados, gestão de senhas, acesso a informações confidenciais, entre outras.

Atribuições do cargo

Esta parte do manual de integração deve conter informações específicas sobre as responsabilidades e atribuições do cargo que o novo funcionário vai ocupar. Isso é fundamental para que ele tire suas dúvidas sobre quais tarefas precisa desenvolver e evita que ele se sobrecarregue por desvio de função.

Como fazer um manual de integração de colaboradores?

O manual de integração do novo colaborador normalmente é desenvolvido pelo RH em colaboração com várias pessoas da empresa. Para isso, o setor pode seguir o seguinte passo a passo.

1. Comece pelo planejamento

Antes de começar a redigir o manual, defina o público-alvo do documento (por exemplo, novos funcionários em geral ou apenas de um departamento específico). Além disso, é importante definir quais tópicos devem ser abordados e desenvolvidos no manual.

2. Reúna as informações necessárias

O próximo passo é coletar todas as informações relevantes que serão incluídas no manual.

Isso pode exigir a consulta de políticas existentes da empresa, entrevistar membros da equipe de RH, gestores de departamento e outros funcionários-chave para garantir que o conteúdo do documento realmente seja relevante, confiável e preciso.

3. Estruture o documento

Após reunir as informações necessárias, o próximo passo é começar a estruturar o manual. Para isso, é importante definir quais seções ou capítulos do documento e em qual ordem devem ser apresentados.

O ideal é começar a escrever somente após definir essa estrutura. Vale lembrar que o conteúdo deve ser organizado de forma lógica e fácil de entender.

4. Escreva o manual de integração de colaboradores

Assim que a estrutura do documento estiver definida, a escrita do manual pode começar. Os textos devem ser escritos de forma clara e objetiva, com uma linguagem simples e fácil de entender.

Para facilitar a compreensão das informações e chamar a atenção do novo funcionário, também é recomendável que o conteúdo seja redigido com técnicas de storytelling e escrita criativa.

5. Invista no design do documento

Adicionar elementos visuais, como imagens, infográficos, organogramas e vídeos, torna o manual mais interessante e fácil de compreender.

Esses elementos devem ser adicionados conforme as informações do texto. Além disso, as cores, fontes e estilos utilizados devem estar alinhados à identidade visual da empresa.

6. Revise o material

O próximo passo é revisar o manual em busca de erros gramaticais, ortográficos e de formatação. Além disso, é importante verificar se todas as informações estão atualizadas e precisas.

7. Inclua o manual de integração de colaboradores no processo de onboarding

O manual de integração deve ser incluído no processo de onboarding dos novos funcionários. O documento pode até ser enviado a esses funcionários antes mesmo do primeiro dia de trabalho, no e-mail de boas-vindas.

Assim, durante outros momentos do processo de onboarding, o colaborador tem a oportunidade para tirar suas dúvidas e começar a se enxergar como parte da empresa.

Vale lembrar que a empresa pode buscar o apoio de uma consultoria de RH para contratar de forma assertiva e para estruturar um processo de onboarding mais eficiente, facilitando a integração do novo colaborador.

Precisa de ajuda nesse processo? Entre em contato com a equipe da Sim Carreira e conheça nossas soluções!