Padronizar atividades e garantir o mesmo padrão de qualidade em todas as operações são alguns dos desafios enfrentados pelas empresas. O Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma das ferramentas que podem ajudar a organização a superar esses obstáculos.
Esse documento funciona como um manual de instruções ou uma “receita de bolo” que contém o passo a passo sobre como realizar determinada tarefa. O objetivo é padronizar seu processo de execução e o resultado.
Assim, se algum funcionário faltar, sair de férias ou mudar de emprego, outro colaborador poderá substituí-lo sem prejudicar a qualidade do serviço ou atividade.
Ou seja, o POP é uma ferramenta poderosa de gestão de qualidade e padronização de processos. No entanto, esse documento só cumprirá sua função se ele for escrito corretamente.
Para te ajudar nessa tarefa, neste artigo, explicaremos o que é, para que serve, quais suas vantagens e como fazer o Procedimento Operacional Padrão (POP).
O que é Procedimento Operacional Padrão (POP)?
O Procedimento Operacional Padrão, também conhecido pela sigla POP, é um documento que descreve os passos necessários para a execução de uma tarefa ou operação específica.
Em outras palavras, ele funciona como um manual de instruções que permite a padronização das atividades da empresa. Com base nesse manual, os funcionários sabem exatamente o que fazer para realizar uma tarefa, incluindo materiais, ferramentas e até o passo a passo a ser seguido.
Assim, as empresas garantem que as atividades sejam executadas de acordo com a legislação, as políticas internas e o padrão de qualidade do negócio.
Por isso, o POP é utilizado como uma ferramenta de Total Quality Management ou Gestão de Qualidade Total (TQM), que permite a obtenção da máxima qualidade de produtos, serviços e procedimentos dentro da empresa.
Por conta dessas características, os POPs podem ser utilizados por empresas de diferentes setores, como indústria, bens de consumo, entre outros.
Para que serve o Procedimento Operacional Padrão (POP)?
O principal objetivo do POP é garantir a padronização da execução e da qualidade das operações e atividades realizadas pela empresa. Afinal, o documento orienta os funcionários e gestores o passo a passo para realizar uma tarefa ou operação.
Isso ajuda a garantir que a mesma metodologia seja utilizada toda vez que a tarefa for executada, mesmo que o processo seja realizado por pessoas diferentes.
Vale lembrar que o POP também pode incluir informações sobre medidas de segurança que os funcionários devem seguir durante a execução de tarefas. Assim, fica mais fácil proteger os colaboradores e prevenir acidentes.
Além disso, empresas que atuam em setores altamente regulamentados, como indústria de alimentos e setor farmacêutico, podem utilizar os POPs para garantir a conformidade com a legislação e os padrões da indústria.
Principais vantagens dos POPs na empresa
As empresas que investem na criação e adoção dos POPs na sua rotina são beneficiadas de várias formas.
Confira abaixo as principais vantagens de investir na implementação desses procedimentos:
9 vantagens de usar procedimento operacional padrão
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- Garante a padronização de operações e tarefas;
- Permite que todos os produtos e serviços realizados pela empresa apresentem o mesmo padrão de qualidade;
- Otimiza processos e torna as operações mais eficientes
- Reduz erros associados a execução de operações e atividades;
- Facilita a capacitação e treinamento de funcionários;
- Permite a economia de tempo e recursos;
- Aumenta a produtividade da força de trabalho;
- Facilita a conformidade da empresa à legislação, aumentando sua segurança jurídica;
- Registra a execução de tarefas, facilitando a identificação e a correção de problemas.
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Quais são os tipos de POP?
Os tipos de POP variam de acordo com a forma como as orientações são apresentadas no documento. Ou seja, eles variam de acordo com o formato das informações.
Normalmente, as empresas utilizam os três principais tipos de procedimento padrão operacional.
3 Tipos de procedimento operacional padrão
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- Passo a passo;
- Hierárquico;
- Fluxograma.
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1- Passo a passo
Esse é o tipo mais simples. Geralmente, ele inclui uma lista numerada das etapas que devem ser executadas para executar uma tarefa. Ele é indicado para orientar a realização de atividades mais simples e diretas.
2- Hierárquico
O POP hierárquico é mais detalhado em relação ao anterior. Isso porque as atividades são divididas em etapas e subetapas. Por esse motivo, ele é indicado para tarefas mais complexas, que exigem mais explicações ou verificações.
3- Fluxograma
O fluxograma é o tipo de POP mais avançado e complexo, já que ele é uma representação gráfica do fluxo de trabalho.
Por isso, esse documento pode incluir indicações de etapas que estão relacionadas entre si e caminhos que o funcionário pode seguir para executar alguma atividade.
Quais informações adicionar no POP?
Para ser eficiente e cumprir seu objetivo, o POP deve conter algumas informações básicas, tais como:
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- Nome do procedimento orientado pelo POP;
- Nome do responsável pela sua elaboração;
- Local em que o POP deve ser utilizado;
- Nome do cargo responsável pela execução da tarefa;
- Lista dos recursos que devem ser utilizados durante o procedimento;
- Descrição detalhada dos procedimentos.
Como fazer um POP?
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que deve ser redigido de forma coletiva, com o apoio de diferentes profissionais.
Afinal, ele deve padronizar atividades na empresa e pode exigir uma pesquisa detalhada sobre padrões e procedimentos exigidos por lei ou melhores práticas adotadas pelo mercado.
Por conta da sua importância, o processo de criação do POP também envolve várias etapas. Confira abaixo as etapas e passo a passo para criar esse documento.
Etapas para elaboração de um procedimento operacional padrão
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- Identifique o que precisa ser padronizado;
- Defina o objetivo;
- Defina qual tipo de POP será utilizado;
- Identifique os responsáveis;
- Liste os recursos que devem ser utilizados;
- Descreva as etapas do procedimento;
- Revise e submeta o documento à aprovação;
- Integre o POP na rotina da empresa.
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1- Identifique o que precisa ser padronizado
O primeiro passo é identificar qual tarefa, atividade ou operação a empresa precisa padronizar e documentar. Lembrando que o POP deve ser criado apenas para orientar processos que serão repetidos várias vezes por um determinado período.
2- Defina o objetivo
O próximo passo é definir quais são os objetivos do POP em relação ao procedimento que deve ser padronizado.
Uma forma eficiente de definir esse objetivo é encontrar as respostas para as seguintes perguntas: O que você espera alcançar com esse procedimento? Quais são os resultados desejados?
3- Defina qual tipo de POP será utilizado
Com base nas informações definidas anteriormente, é possível definir o tipo de POP que será utilizado. Isso é importante para guiar a escrita e a organização das instruções contidas no documento.
Vale lembrar que a escolha do tipo de procedimento operacional padrão POP depende da complexidade do procedimento que será explicado.
4- Identifique os responsáveis
Além de identificar os responsáveis pela elaboração do procedimento operacional padrão (POP), é fundamental definir quais profissionais devem utilizar o documento para se orientar durante a execução de uma atividade.
Não é necessário escrever o nome do funcionário. Basta designar o cargo responsável por executar a tarefa e quando o POP deve ser utilizado.
5- Liste os recursos que devem ser utilizados
O POP funciona como uma espécie de “receita de bolo”. Como toda receita ou metodologia, ele também deve incluir uma lista de recursos utilizados, como materiais, equipamentos e ferramentas.
6- Descreva as etapas do procedimento
O próximo passo é descrever em detalhes cada etapa do procedimento seguindo uma sequência lógica.
A escrita deve ser feita de forma detalhada, clara e precisa, mas curta e objetiva. Para isso, o ideal é utilizar uma linguagem simples para assegurar uma boa comunicação e que as orientações sejam fáceis de entender.
Caso necessário, é importante adicionar mais informações como prazos, tempo de execução, medidas de controle de qualidade, quantidades ou medidas precisas, entre outras orientações necessárias para a execução de cada etapa.
Vale lembrar que o documento também pode conter anexos como formulários, checklists, entre outros dados adicionais. Porém, é importante indicar a existência e a necessidade de uso desses materiais ao longo das etapas do procedimento.
7- Revise e submeta o documento à aprovação
Após finalizar a escrita, é importante revisar o documento e submeter o rascunho do POP à aprovação dos gerentes ou líderes responsáveis pela execução do procedimento. Assim, eles podem fornecer feedback, permitindo que o documento seja ajustado e finalizado.
Vale lembrar que a criação de um POP é um processo contínuo. Isso significa que ele deve ser revisado e atualizado para acompanhar a evolução e modernização das operações e atividades.
8- Integre o POP na rotina da empresa
O último passo é implementar estratégias para garantir que os funcionários entendam e saibam como e quando seguir o procedimento padrão operacional (POP).
Essas estratégias podem incluir divulgação nos canais internos de comunicação, treinamentos, entre outras medidas. O importante é entender que não basta escrever um bom POP.
Também é necessário garantir que todos os envolvidos saibam da existência e da importância do procedimento padrão operacional.
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