A entrega dos documentos para admissão é uma das últimas etapas do processo de recrutamento e seleção de novos funcionários.
Se o candidato aprovado nas fases anteriores desse processo não entregar os documentos exigidos pela empresa, sua contratação não pode ser formalizada. Ou seja, ele não será contratado e perderá a chance de conseguir uma nova colocação.
Neste artigo, explicaremos por que as organizações fazem esse tipo de exigência e quais documentos para admissão os candidatos aprovados devem entregar.
Continue a leitura!
Por que as empresas pedem documentos para admissão?
As empresas solicitam que os candidatos aprovados no processo seletivo entreguem alguns documentos específicos para formalizar sua contratação.
Isso permite que a organização regularize a situação do trabalhador e cumpra as determinações da legislação trabalhista.
Ou seja, essa prática serve para garantir a conformidade da empresa com as leis trabalhistas, além de facilitar a administração interna.
Assim, caso os fiscais do Ministério do Trabalho façam uma fiscalização, a organização evita problemas com a Justiça.
Além dessas obrigações legais, a organização utiliza os documentos pessoais do trabalhador para a concessão de benefícios, como plano de saúde, auxílio-academia e/ou previdência privada entre outros.
A empresa ainda pode solicitar os dados dos dependentes financeiros do trabalhador, como certidão de nascimento dos filhos, por outros motivos específicos.
Por exemplo, concessão de auxílio-creche, licença remunerada e pagamento de pensão alimentícia.
Todos os documentos para admissão devem ser entregues ao setor de Recursos Humanos (RH) ou Departamento Pessoal (DP) da empresa, dentro do prazo estabelecido pela empresa.
O processo de admissão de um novo colaborador só é concluído após a entrega desses documentos, uma vez que a regularização da própria empresa depende disso.
Caso tenha alguma eventual dúvida quanto aos documentos solicitados, fale diretamente com o RH da empresa contratante que lhe formalizou a proposta de trabalho após ter passado por todas as etapas do processo seletivo.
Quais os documentos necessários para a admissão?
As empresas exigem vários documentos para formalizar a admissão do candidato no seu quadro de funcionários.
Essa exigência pode variar dependendo da cultura organizacional, do nicho de atuação do negócio, do cargo e do regime de contratação.
Mesmo assim, existem documentos admissionais comuns em todos os tipos de admissão.
Para facilitar, preparamos três listas de documentos admissionais que normalmente são solicitados em diferentes situações.
Confira as listas a seguir!
Lista de documentos para admissão de um profissional CLT
A contratação de funcionários em regime CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), também conhecido como contrato com carteira assinada, normalmente exige a entrega de alguns documentos específicos. São eles:
Original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), sendo que as empresas também podem exigir a CTPS Digital;
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- Cópia do documento de identidade (RG);
- Cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF);
- Cópia do Título de Eleitor;
- Cópia da certidão de nascimento (caso o funcionário seja solteiro) ou certidão de casamento (caso seja casado);
- Cópia do comprovante de residência;
- Cópia do Certificado de Reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
- Inscrição no PIS/PASEP;
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), emitido após a realização de Exames Médicos Admissionais;
- Foto 3×4;
- Cópia do comprovante de escolaridade;
- Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe, caso necessário;
- Original e cópia da carteira de habilitação (CNH), caso exigido para o cargo;
- Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
- Cópia do cartão de vacina dos filhos menores que 7 anos;
- Comprovante de frequência escolar para filhos maiores que 7 anos;
- Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade, caso se aplique.
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Lista de documentos para admissão de estagiário
A contratação de estagiários é regulamentada pela Lei nº 11.788/2008. Também conhecida como Lei do Estágio, ela define o que é um estágio e direitos e deveres da empresa e do estagiário.
Além disso, essa lei também determina como a contratação desse tipo de funcionário deve ser realizada. Geralmente, o candidato aprovado para o estágio deve entregar os seguintes documentos para formalizar sua admissão:
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- Cópia do RG;
- Cópia do CPF;
- Cópia do comprovante de residência;
- Cópia do Atestado de Matrícula assinado pela Instituição de Ensino;
- Cópia do Histórico Escolar assinado pela Instituição de Ensino;
- Termo de Compromisso de Estágio (TCE), documento que contém dados pessoais do estagiário e detalha informações como direitos e deveres, período de contratação, valor da bolsa-estágio, entre outras.
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Lista de documentos para admissão de Jovem aprendiz
O processo de contratação do Jovem Aprendiz tem algumas diferenças em relação aos casos anteriores. Embora também exija o contrato em modelo CLT, o programa Jovem Aprendiz é regulamentado por lei própria.
A Lei 10.097/2000 especifica o funcionamento desse programa, direitos e deveres dos envolvidos, entre outras questões que impactam na relação de trabalho.
Por isso, normalmente as empresas exigem os seguintes documentos para formalizar esse tipo de admissão.
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- Original e cópia da CTPS, sendo que as empresas também podem exigir a CTPS Digital;
- Cópia do RG;
- Cópia do CPF, pode ser o CPF do pai ou da mãe caso o jovem aprendiz tenha menos que 18 anos;
- Cópia do comprovante de residência;
- Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
- Cópia do certificado de conclusão do Ensino Médio, se houver.
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Quais documentos não podem ser exigidos pela empresa na etapa de contratação?
A Lei nº 9.029/1995 especifica quais documentos a empresa não pode exigir durante o processo admissional. Segundo o texto, a solicitação desses documentos pode ser considerada uma prática discriminatória, que causa constrangimento e preconceito no ambiente de trabalho.
Por isso, o Artigo 1 dessa lei afirma que qualquer prática que limite o acesso ou a manutenção de emprego por motivo de “sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar ou idade” é proibida.
A legislação também proíbe a empresa de exigir os seguintes documentos:
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- Certidão negativa de ações trabalhistas;
- Registros que comprovem a presença ou não de dívidas no nome do candidato, como a certidão negativa da Serasa ou do SPC;
- Dados sobre antecedentes criminais, com exceção dos casos especificados pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST);
- Exames, laudos, atestados e quaisquer outros documentos que comprovem esterilização ou gravidez;
- Exame de HIV (AIDS).
Não se esqueça de integrar o funcionário à empresa!
Finalizado os trâmites admissionais, a empresa precisa investir na integração do novo colaborador à empresa. Em outras palavras, ela deve fazer o chamado processo de onboarding após a admissão.
Ou seja, a organização precisa adotar práticas que facilitem a adaptação do funcionário ao ambiente de trabalho, à cultura da empresa e ao time. Isso é essencial para aumentar a produtividade e reter talentos na equipe!
Caso seu negócio esteja com dificuldade de fazer processos de contratação eficientes e fazer essa integração dos funcionários no time, considere buscar o apoio de uma consultoria de RH.
Assim, será muito mais fácil encontrar as pessoas certas e gerenciar os colaboradores da sua empresa.
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CEO de Empresa de Recrutamento e Seleção e Headhunter Especializado
