Pauta de reunião: o que é e como fazer

recrutamento executivo

Você também já participou de reuniões que poderiam ter sido um e-mail? Infelizmente, essa sensação é comum entre profissionais de diferentes áreas. Mas ela poderia ser evitada se os responsáveis pelo encontro tivessem elaborado uma pauta de reunião eficiente.

Essa pauta é um documento que orienta a realização da reunião, definindo desde tópicos que precisam ser abordados até os responsáveis pela discussão.

Se elaborada da forma correta, a pauta evita encontros desnecessários e permite o máximo aproveitamento do tempo e da dedicação dos funcionários.

Assim, é possível evitar comentários como “essa reunião poderia ter sido um e-mail” e ainda tornar o encontro produtivo para todos os participantes.

Para te ajudar a fazer esse documento da forma correta, neste artigo explicaremos qual a importância e o passo a passo para criar uma pauta de reunião eficaz.

 

O que é pauta de reunião?

Está na dúvida de o que seria uma pauta de reunião? A pauta da reunião é uma lista organizada dos assuntos que precisam ser discutidos durante a reunião.

Esse documento serve como um guia que orienta os participantes sobre os tópicos que serão abordados e a ordem em que serão discutidos.

Isso evita “improvisos” e a discussão de pautas que não são relevantes para o seu propósito. Na prática, a pauta serve como um roteiro que deixa claro o que será discutido durante o encontro.

Por isso, ela deve ser entregue antes da reunião, com antecedência o bastante para que os participantes se preparem para esse momento.

 

Por que as pautas de reunião são importantes?

A pauta de reunião é fundamental para ajudar a equipe a aproveitar o encontro e torná-lo realmente produtivo.

Isso porque ela apresenta aos participantes todos os pontos que precisam ser discutidos e que justificam a necessidade da reunião.

Ou seja, esse documento estrutura a reunião e estabelece expectativas claras sobre o que será discutido.

Com base nessas informações, as pessoas podem se preparar para contribuir com a discussão e tornar o momento mais produtivo.

Isso garante melhor organização do tempo dos participantes, que a reunião seja conduzida de forma mais eficiente, e que os objetivos da reunião sejam atingidos de forma eficaz.

Por esse motivo, ela é uma ferramenta fundamental para melhorar a comunicação e a colaboração no ambiente de trabalho e é frequentemente utilizada por equipes eficazes.

 

O que não pode faltar em uma pauta de reunião?

Conforme explicado, a pauta de reunião é um documento que orienta os participantes e guia a discussão do encontro.

Para atingir esses objetivos, esse documento deve apresentar elementos básicos, ou seja, informações indispensáveis para que a pauta cumpra seu propósito.

Elementos indispensáveis na pauta de reunião

      • Informações que identifiquem a reunião, como título, data, horário e local do encontro;
      • Breve descrição do propósito (objetivos) da reunião;
      • Lista dos assuntos que serão discutidos;
      • Tempo estimado para a discussão de cada tópico para evitar que a reunião se estenda além do necessário;
      • Indicação dos participantes responsáveis por apresentar ou liderar a discussão de cada item da pauta.

 

Como fazer pauta de reunião: passo a passo

Agora que você sabe o que é uma pauta de reunião e percebeu a sua importância, confira o passo a passo para criar uma pauta de reunião.

Criar uma pauta de reunião é mais fácil do que você imagina. No entanto, é preciso ter planejamento e organização.

Para te orientar nesse sentido, elaboramos 6 passos para te ajudar a fazer sua própria pauta de reunião.

pauta de reunião

Passo a passo para elaborar a pauta de reunião

    1. Determine o objetivo da reunião;
    2. Liste os tópicos ou itens de discussão;
    3. Defina prioridades;
    4. Estime o tempo para cada tópico;
    5. Organize os dados em um documento;
    6. Revise e compartilhe a pauta.

 

1- Determine o objetivo da reunião

O primeiro passo para construir essa pauta é definir o objetivo da reunião. Para isso, é importante questionar quais os resultados esperados desse encontro e quais tópicos poderiam ser discutidos para atingir esse objetivo.

Essa reflexão também é importante para verificar se a reunião é mesmo necessária ou se seu propósito poderia ser atingido de outra forma.

Lembre-se de que é essencial que haja um motivo válido para reunir as pessoas e exigir um pouco do seu tempo de trabalho.

2- Liste os tópicos ou itens de discussão

O próximo passo é listar os tópicos ou assuntos específicos que precisam ser abordados na reunião.

Essa lista deve estar alinhada aos objetivos do encontro e deve identificar quais participantes serão responsáveis pela discussão de cada tópico.

Vale lembrar que é importante reservar um espaço na pauta para discutir “outros assuntos”.

Isso torna a pauta mais flexível, permitindo que os participantes discutam assuntos que não estão no documento, mas que também são relevantes.

Porém, é importante limitar o tempo dedicado a esses assuntos para evitar que a reunião se prolongue demais.

Se você não sabe o que falar no início de uma reunião, esse momento deve ser aproveitado para “quebrar o gelo” da reunião e, se necessário, relembrar tópicos discutidos em encontros anteriores. Além disso, é essencial reservar um espaço para fazer as “boas-vindas aos participantes”.

3- Defina prioridades

O que fazer se houver muitos assuntos que precisam ser discutidos? Por onde começar? Para responder essas perguntas é essencial definir quais tópicos serão prioridade e precisam ser discutidos primeiro.

Após definir essa prioridade, é importante organizar os tópicos em uma ordem lógica. Normalmente, os tópicos mais importantes ou urgentes devem ser abordados primeiro. A ordem deve fazer sentido para facilitar a fluidez da discussão.

4- Estime o tempo para cada tópico

Definir o tempo estimado para a discussão de cada tópico da pauta ajuda a controlar a duração da reunião e a garantir que todos os assuntos possam ser abordados. Vale lembrar que o assunto debatido pode gerar dúvidas.

Por isso, é fundamental ser realista na estimativa de tempo e considerar a necessidade de discussão de outros detalhes importantes.

5- Organize os dados em um documento

O próximo passo é registrar e organizar as informações definidas anteriormente em um documento. Nessa etapa, é importante adicionar os dados que identificam o encontro, como título, data e local da reunião. O ideal é que esses dados sejam adicionados logo no início dos documentos.

6- Revise e compartilhe a pauta

Para finalizar, basta revisar o documento para garantir que todos os elementos estejam claros e que nada tenha sido esquecido.

Em seguida, compartilhe a pauta com os participantes. Lembrando que isso deve ser feito com antecedência para que eles tenham tempo para se preparar.

 

Saber como criar uma pauta de reunião é importante para se destacar na carreira

Embora pareça algo simples, o processo de criação de pautas de reunião envolve habilidades como planejamento, organização, liderança e visão estratégica.

Afinal, todas essas características são necessárias para criar um documento eficiente e útil para orientar a discussão em grupo. Portanto, esse conhecimento também é resultado de soft skills relevantes para o desenvolvimento profissional do indivíduo.

No entanto, essas não são habilidade únicas necessárias para trilhar uma carreira bem-sucedida e ter sucesso profissional. Além desse conhecimento, é preciso desenvolver outras competências alinhadas aos seus objetivos pessoais e profissionais.

Uma forma eficiente de identificar essas competências é investir em uma orientação especializada.

Com o auxílio de recrutadores e profissionais de recursos humanos, fica mais fácil construir um plano de carreira e descobrir quais habilidades você precisa desenvolver para atingir seus objetivos.

Nesse cenário, saber criar uma pauta de reunião será apenas uma competência relevante para destacar seu valor profissional.

Precisa de ajuda para transformar sua carreira? Entre em contato com a equipe da Sim Carreira e comece a construir o futuro que você deseja!

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CEO de Empresa de Recrutamento e Seleção e Headhunter Especializado

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