11 Dicas de como organizar o tempo no trabalho

Saber como organizar o tempo no trabalho e na vida pessoal e ser recompensado com mais qualidade de vida e saúde mental é um grande desafio. A quantidade de profissionais que buscam um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional está cada vez maior pela sobrecarga das responsabilidades que a pessoa vai acumulando. As pessoas até mesmo tentam gerir melhor esse desequilíbrio, mas com a velocidade em que as mudanças e as novas informações aparecem, muitas vezes fica difícil se organizar para fazer essa gestão do tempo.

Se você acha que não tem tempo suficiente para fazer as suas atividade, saiba que criar um método pode ser a porta de entrada para que você consiga planejar melhor o seu dia a dia e aumentar a sua produtividade sem se sentir exausto ao fim do expediente.

Nesta leitura, vamos conhecer um pouco sobre a tríade do tempo, como ela facilita a produtividade e algumas dicas de como organizar o tempo no trabalho e na vida pessoal. Confira!

A tríade do tempo

Cada pessoa tem a sua forma particular de desempenhar suas tarefas e de como organizar o tempo no trabalho, porém quando existe um método bem planejado e executado, isso pode impulsionar a produtividade e otimizar os resultados.

Isso é o que propõe o método de organização criado e desenvolvido pelo empreendedor brasileiro Christian Barbosa, chamado Tríade do Tempo.

O Christian é reconhecido como o maior especialista em produtividade no Brasil e desenvolve várias pesquisas sobre o tema, atendendo grandes empresas no país e seus resultados já foram expostos nas principais revistas nacionais.

Em seu primeiro livro, “A tríade do tempo”, o autor divide a sua teoria em 2 partes: a primeira, onde mostra a necessidade e a importância da organização e a segunda é a explicação do método.

Christian defende que o tempo deve ser dividido em três tipos de tarefas: as importantes, as urgentes e as circunstanciais, pois, na maioria das vezes, nós nos preocupamos em resolver as atividades urgentes e as circunstanciais e deixamos de lado as que são realmente importantes.

Metodologia

O princípio básico da metodologia de como organizar tempo no trabalho e na vida pessoal, é ter clareza do que está realizando e liberar a mente. Além disso, é fundamental mensurar o próprio progresso antes e depois de classificar as tarefas da seguinte forma:

- - - - Importantes: execução da atividade em um curto prazo, com resultados;
      - Urgentes: curto prazo para execução ou com tempo expirado;
      - Circunstanciais: tarefas que desperdiçam tempo e não oferecem resultados.

O livro, além de apresentar conceitos fundamentais, prova que uma vida organizada é benéfica para o ser humano. Se os seus dias têm sido cansativos e estressantes, talvez seja importante implementar as dicas de como organizar tempo no trabalho e na vida pessoal com uma metodologia eficaz.

Por isso, a seguir, vamos facilitar a sua vida e dar 11 dicas de como organizar seu tempo no trabalho e na vida pessoal para ser mais produtivo e fazer o seu dia render mais.

Dicas de como organizar o tempo no trabalho

Se você deseja sabe como organizar o tempo no trabalho e ter mais qualidade de vida, que tal colocar em prática as nossas dicas?

Confira a seguir 11 dicas de como organizar tempo no trabalho e na vida pessoal:

Planeje

Separe 5 minutos ao final do dia e planeje o que será feito no dia seguinte. Lembre-se de classificar as tarefas conforme informado no tópico anterior (importantes, urgentes e circunstanciais) e colocá-las em ordem de prioridade.

É importante também deixar tempos “vagos” na agenda para os imprevistos não atrapalharem os seus planos.

Dessa forma, você terá mais tranquilidade ao acordar e desempenhar suas atividades com foco e sem desperdício de tempo, fazendo com que o dia fique mais leve ao longo das horas.

Se conheça

Cada pessoa tem o seu período de maior motivação, produtividade e criatividade. Por isso é importante o autoconhecimento, para identificar esse momento e deixar as atividades que demandam mais esforço mental para esse período.

Assim, nas horas menos produtivas, será possível executar as tarefas mais fáceis, sem comprometer o planejamento.

Mantenha o foco

Comprometa-se com 1 atividade de cada vez, dessa forma é possível manter o foco e desempenhá-la com mais agilidade e eficiência. É um erro achar que, ao fazer várias atividades ao mesmo tempo, você está otimizando seu dia, pois a probabilidade de acontecer exatamente o contrário é maior e você terá que recomeçar o processo e isso consumirá ainda mais horas do seu expediente e aumentará seu nível de estresse.

Organizar a sua agenda em blocos, ou seja, atividades parecidas pode ajudar você entrar em estado de flow e concluir aquele grupo de tarefas, uma atividade por vez, certamente irá ajudar na organização do tempo e na execução das atividades.

Faça listas

A lista de tarefas deve ser a sua melhor amiga no caminho de como organizar o tempo no trabalho, planejá-la com cuidado e seguir tudo o que está nela vai deixar seu dia mais organizado e eficiente.Quando algo urgente aparecer durante o expediente, não deixe de adicionar à lista, para não perder o controle do que ainda precisa ser feito.

Essa listagem é fundamental para que o profissional consiga liberar o cérebro da função de ter que se lembrar de tudo durante ao longo do dia, proporcionando maior liberdade e foco para o que realmente importa e o que está sendo resolvido.

Não esqueça que essa lista deve facilitar o seu dia, então, deixe-a atingível. Relacionar inúmeras coisas para o mesmo dia e terminá-lo frustrado por não desempenhar nem a metade é um grande sabotador da sua produtividade.

Evite procrastinar

Nem todas as atividades são prazerosas de serem realizadas, mas cada uma tem seu grau de importância. Deixar para o dia seguinte não vai fazer com que ela não tenha que ser cumprida, então dedique um tempo para ela e elimine-a de sua lista.

Utilize ferramentas de auxílio

Existem inúmeras ferramentas, gratuitas ou não, que podem auxiliá-lo a ser mais produtivo, facilitando o dia a dia com recursos que podem ser acessados até mesmo por comando de voz. A tecnologia veio para ajudar a sociedade 5.0 a ter mais tempo livre para o que realmente importa, então, que tal se render a essas facilidades e otimizar seu dia? Podem ser uma ótima maneira paradescobrir como organizar o tempo no trabalho.

Seja organizado

Assim como foi comprovado pelo escritor Christian Barbosa, a organização é o maior aliado da produtividade.

Com organização é possível encontrar arquivos com mais facilidade e identificar as tarefas que precisam ser executadas. Afinal, ser produtivo não é fazer mais coisas em menos tempo, e sim fazê-las de forma eficiente e que tragam resultado e não retrabalho.

Elimine as distrações

Ao longo do dia, muitas distrações podem surgir para tirá-lo do foco. Cuidado!

Essas perdas de tempo comprometem suas metas e os resultados. Elimine as notificações do celular, o acesso às redes pelo computador enquanto estiver trabalhando entre as outras atividades que te atrapalham – assim você tem tempo para focar no que importa: como organizar o tempo no trabalho.

Lembre-se que os tempos “vagos” sugeridos na agenda são para os imprevistos, mas caso eles não aconteçam, se recompense com minutos de distração, após a execução da tarefa.

Delegue tarefas

Querer ter o controle de tudo não é saudável para a mente e, principalmente para a produtividade. Portanto, verifique quem pode realizar algumas tarefas tão bem ou até melhores do que você e delegue. Isso vai ajudá-lo a focar nas atividades que somente você pode fazer e otimizar o tempo de execução.

Aprenda a dizer não

Essa dica de como organizar tempo no trabalho é relevante, pois muitas pessoas têm dificuldade em dizer não, mesmo sabendo que podem não dar conta da responsabilidade que seria absorvida.

Por isso, se você não conseguir assumir uma nova responsabilidade ou atividade, diga não e explique os motivos. Assim, você não fica sobrecarregado, a pessoa que fez o pedido entende suas razões e você não deixa de cumprir algo, ou fazer mal feito, por não saber dizer não.

Recompense a si mesmo

As horas de trabalho devem ser produtivas e a sensação de dever cumprido deve ser comemorado. Estabeleça recompensas diárias, semanais, mensais e anuais, de acordo com o esforço e a relevância das tarefas.

Que tal marcar um encontro entre entes queridos para recompensar por uma semana com a agenda de produtividade em dia é uma ótima dica. Ou planejar aquelas férias dos sonhos, caso a meta anual seja batida? Você merece se mimar e desfrutar com as pessoas que ama os prazeres de uma tríade do tempo bem sucedida.

Conclusão

Nesse conteúdo foi possível perceber a importância de como organizar o tempo no trabalho e na vida pessoal pode fazer a diferença na qualidade de vida e na prevenção de distúrbios mentais como estresse, Burnout e crises de ansiedade, tão comuns nos colaboradores atualmente.

Portanto, coloque as nossas dicas de como organizar tempo no trabalho e na vida pessoal em prática em sua rotina, complemente a leitura com o nosso artigo: “Meta SMART: saiba definir seus objetivos”, e se torne um expert em administração do tempo.

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