Entender como escrever um e-mail formal é importante em vários momentos, principalmente ao longo da vida profissional.
O problema é que essa tarefa pode gerar dúvidas até nas pessoas mais experientes, já que vários detalhes devem ser observados para que a mensagem seja escrita com a linguagem e o tom de voz corretos.
Apesar de parecer difícil, escrever um e-mail formal é mais fácil do que você imagina. Para demonstrar isso, neste artigo, explicaremos o passo a passo de como escrever um e-mail formal, e ainda vamos compartilhar dicas e exemplos para te ajudar nesse processo.
Como escrever um e-mail formal em 6 passos
Conhecer a estrutura de um e-mail formal é fundamental para entender como escrevê-lo. Confira abaixo o passo a passo para escrever esse e-mail, considerando sua estrutura:
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- Defina o assunto;
- Escreva uma saudação adequada;
- Apresente-se;
- Escreva o corpo da mensagem;
- Encerre o e-mail;
- Deixe sua assinatura.
1. Defina o assunto
O primeiro passo para escrever um e-mail formal é definir o assunto da mensagem. O assunto deve conter uma frase que sintetiza o conteúdo do e-mail e desperta o interesse do destinatário.
Afinal, a frase adicionada nesse espaço pode determinar se a pessoa vai abrir o e-mail ou não. Para incentivar o destinatário a abrir a mensagem, essa frase deve ser clara, objetiva e direta. Além disso, ela deve conter palavras-chaves que facilitem a identificação do assunto tratado no e-mail.
2. Escreva uma saudação adequada
O próximo passo de como escrever um e-mail formal é começar a redigir o corpo do e-mail. O ideal é começar o texto com uma saudação ao destinatário, ou seja, cumprimentando a pessoa que receberá o e-mail.
Como o objetivo é escrever uma mensagem formal, é melhor evitar expressões comuns, como “oi” e “olá”, por exemplo.
Em vez disso, a saudação do e-mail deve utilizar palavras como “Prezado(a)”, “Caro(a)”, “Senhor(a)”, entre outras opções mais respeitosas e formais.
Vale lembrar que a saudação deve ser compatível com o nível de formalidade do seu relacionamento com a pessoa que vai receber o e-mail.
3. Apresente-se
Normalmente, os destinatários de e-mails formais recebem dezenas ou centenas de mensagens todos os dias.
Esse alto volume de e-mails é comum principalmente no meio corporativo, em que os profissionais precisam lidar com um grande fluxo de mensagens diariamente.
Isso significa que mesmo que já tenha conhecido o destinatário, pode ser que não se lembre de você.
Por esse motivo, é importante se identificar, falar seu nome, cargo (se for o caso) e o objetivo do e-mail na primeira parte do e-mail, principalmente se for um primeiro contato com o destinatário.
4. Escreva o corpo da mensagem
O corpo da mensagem é a parte do e-mail em que você finalmente vai explicar o objetivo do contato. Por exemplo, esse objetivo pode ser solicitar uma atividade, comunicar um evento corporativo, enviar um currículo, entre outros assuntos.
Seja qual for o intuito da mensagem, é importante que ela seja escrita de forma clara, objetiva e em poucas linhas. Isso facilita a leitura e a compreensão do destinatário, agilizando sua resposta, caso seja necessário.
Vale lembrar que o corpo da mensagem deve ser escrito de acordo com a norma culta da língua portuguesa ou do idioma utilizado no e-mail.
No entanto, não é necessário utilizar um vocabulário rebuscado ou que dificulte a compreensão da mensagem. O simples também funciona, desde que escrito com formalidade e do modo correto.
5. Encerre o e-mail
Após explicar o objetivo do e-mail, você deve escrever o encerramento. Esse trecho deve ser escrito de acordo com o seu objetivo. Se você espera alguma resposta ou ação do destinatário, por exemplo, deve deixar isso claro no fim do e-mail.
Também é importante aproveitar esse espaço para agradecer a atenção do destinatário e saudá-lo de forma gentil e cordial. Para isso, você pode usar expressões como “Atenciosamente”, “Grato(a) pela atenção” e “Respeitosamente”, por exemplo.
6. Deixe sua assinatura
Por fim, deixe uma assinatura personalizada no final da mensagem. Essa assinatura pode ser apenas seu nome e sobrenome digitado.
No entanto, se você quiser transmitir mais autoridade e profissionalismo, pode adicionar uma imagem com uma assinatura personalizada e símbolos da sua empresa ou marca pessoal, por exemplo.
Além da assinatura, é importante compartilhar suas informações de contato, como telefone, e-mail, link do seu perfil do LinkedIn e portfólio de trabalho.
Esses dados facilitam sua identificação e demonstram transparência e profissionalismo.
Dicas para aprender como escrever um e-mail formal de sucesso
Você pode melhorar a escrita do seu e-mail formal com algumas orientações simples.
Confira abaixo algumas dicas que vão te ajudar a escrever um e-mail que transmite profissionalismo e confiança:
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- Busque informações sobre o destinatário;
- Utilize seu endereço de e-mail profissional;
- Cuidado com os anexos;
- Não compartilhe dados confidenciais.
1. Busque informações sobre o destinatário
Quem é o destinatário? Responder essa pergunta básica é essencial para escrever a saudação e o corpo da mensagem com o nível de formalidade apropriado.
Para obter essa resposta, é importante fazer uma pesquisa sobre a pessoa que vai receber o e-mail e, se possível, entender como ela se comunica.
Assim, será mais fácil escrever um e-mail com uma linguagem e um tipo de tratamento ao qual ela está acostumada.
2. Utilize seu endereço de e-mail profissional
As pessoas analisam o endereço dos e-mails que recebem. Na verdade, essa informação é quase impossível de se ignorar, já que ela acompanha a notificação do e-mail.
Por isso, é fundamental utilizar um endereço de e-mail formal, que reflita seriedade e profissionalismo. Se você ainda não tem esse endereço de e-mail, está na hora de criar.
Vale lembrar que o seu e-mail corporativo deve ser utilizado apenas para enviar mensagens em nome da empresa ou para colegas de trabalho. Ele não deve ser utilizado para o envio de e-mails pessoais.
3. Cuidado com os anexos
Vai enviar um anexo por e-mail? Lembre-se de mencioná-lo no corpo da mensagem, explicando o motivo pelo qual você está enviando esse arquivo.
Além disso, é importante ter cuidado ao nomear esse arquivo. Seu nome deve deixar claro o que a pessoa vai encontrar ao abri-lo.
4. Não compartilhe dados confidenciais
Dados sigilosos ou confidenciais não podem ser compartilhados por e-mail, já que a mensagem pode ser compartilhada indevidamente ou suas informações podem ser roubadas.
Caso seja necessário enviar algum documento com dados confidenciais, coloque senha no arquivo. Isso pode ajudar a evitar problemas.
Exemplo para entender como escrever um e-mail formal na prática
Para te ajudar a entender como escrever um e-mail formal, preparamos um exemplo de mensagem que pode ser utilizada para enviar o currículo por email para um recrutador ou headhunter.
Observe com as dicas anteriores são aplicadas neste exemplo:
Assunto: Candidatura de Ana Rodrigues – Cientista de Dados
Prezado Recrutador,
Meu nome é Ana Rodrigues, sou engenheira de dados e tenho interesse na vaga de cientista de dados na X HealthTech.
Tenho 3 anos de experiência trabalhando em startup de tecnologia. Nesse período, ajudei a implementar soluções em programas e aplicativos que contribuíram para o aumento de 40% da receita da empresa.
Por isso, acredito que tenho as habilidades necessárias para assumir as responsabilidades da vaga e ajudar a empresa a atingir seus objetivos.
Segue em anexo o meu currículo, que detalha minha experiência profissional, educação e realizações anteriores.
Estou à disposição para conversar sobre essa oportunidade e fornecer qualquer informação adicional em uma entrevista. Por favor, sinta-se à vontade para me contatar por e-mail ou telefone.
Desde já, agradeço pela atenção,
Atenciosamente,
Ana Rodrigues
(XX) XXXX-XXXX
Precisa de ajuda para transformar sua vida profissional?
Saber escrever um e-mail formal é apenas uma das habilidades que um profissional em transição de carreira ou em busca de uma nova colocação no mercado deve ter.
Além da escrita, é fundamental desenvolver hard skills e soft skills compatíveis com o cargo desejado.
E mais importante: você precisa entender como demonstrar seu valor e competências para a empresa. Caso contrário, você não será contratado, nem conseguirá a tão sonhada promoção.
Se necessário, conte com uma orientação profissional especializada para te apoiar nesse processo e aumente suas chances de construir uma carreira de sucesso.
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CEO de Empresa de Recrutamento e Seleção e Headhunter Especializado
